Forenkler kundenes bestilling og reduserer feil:

App-løsning kan gi Nor Frost millionbesparelse

Overgangen til app-løsningen Your Order kan spare matvareimportøren og grossisten Nor Frost AS for årlige millionbeløp. – Your Order vil gjøre oss mer fleksible, styrke vårt salgsarbeid og forenkle kundenes hverdag, sier daglig leder Thomas F. Wulff og salgsansvarlig Ole Christian Olsen i selskapet.

– Våre kunder kan installere Your Order kostnadsfritt på sine iPhone eller Android smarttelefon, sier Thomas F. Wulff, daglig leder i Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop

– Våre kunder kan installere Your Order kostnadsfritt på sine iPhone eller Android smarttelefon, sier Thomas F. Wulff, daglig leder i Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop

Publisert Oppdatert
Alt lagerplukk utføres manuelt uten bruk av skannere. Christoffer Zetterquist er skiftleder kveld hos Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop.

Alt lagerplukk utføres manuelt uten bruk av skannere. Christoffer Zetterquist er skiftleder kveld hos Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop.

Det er Your Communication (YCOM) som står bak Your Order. Selskapet ble etablert i 2011 i kjølvannet av den eksplosjonsartede utviklingen i app-markedet. Partner Bjørn Hellesylt inviterte Andreas Nakken til å inngå et partnerskap for å utvikle teknologien videre. Han hadde et eget utviklingsselskap i Thailand med elleve programmerere, som fulgte med inn i selskapet YCOM. Målsetningen til selskapet er å integrere aktuell mobilteknologi i virksomheters eksterne og interne kommunikasjonsarbeid slik at den blir mer tilgjengelig, funksjonell og lønnsom.

– Vi skal gjøre bedrifter mer tilgjengelig i markedet gjennom digitale medier, sier partner Andreas Nakken i selskapet. – Vi har enkle og avanserte web-løsninger, som omfatter alt fra app-, web-, media- til videoproduksjon.

 

Tannlegesekretær kom med ideen

Ideen til applikasjonsløsningen Your Order kom fra en tannlegesekretær. Hun var på jakt etter en løsning som kunne forenkle kundebehandlingen og innkjøp av forbruksvarer fra grossist. Hun beskrev innkjøpsprosessen som tungvint. Årsaken var at grossistene benyttet dårlige og kompliserte bestillingsløsninger fra forbruksvarer til nye produkter, som enten ble bestilt via netthandel eller kataloger. Daglig brukte hun mye tid og krefter på og skaffe til veie produktene.

– Med bakgrunn i tannlegesekretærens forespørsel, utviklet vi en app-løsning som kunne effektivisere bestilling av forbruksvarer fra grossist, sier Nakken. – Det ble laget en «blue print» av løsningen, som ble presentert for tannlegegrossisten – Norsk Dental Depot. De tente på ideen og ønsket å teste den ut på sine avdelinger. I dag er Your Order tilgjengelig for 3.000 tannleger over hele Norge. Per dags dato er mer enn halvparten av disse registrerte brukere, og ifølge Nakken er tilbakemeldingene entydig positive.

YCOM ble fort klar over at Your Order vil forenkle innkjøpsprosessene for en rekke andre virksomheter som eksempelvis transport- og logistikkbransjen og dagligvaregrossister.

 

Importør og grossist av kjøtt og sjømat

Nor Frost har drevet med import av kjøtt eksotiske kjøttvarer og sjømat til siden 1960-tallet og nå har også dette selskapet tatt i bruk Your Order.

– Frem til 2008 var vi en ren importør, men med finanskrisen måtte vi omorganisere virksomheten. Kravet var større effektivitet og lavere prispåslag. Som importør mente vi at vi var godt rustet til også å bekle grossistrollen slik at vi kunne fjerne fordyrende mellomledd til kundene. I 2008 ble vi både importør og grossist. I kjølvannet av dette mistet vi noen grossister i Oslo som ble rene konkurrenter, opplyser daglig leder Thomas F. Wulff og salgsansvarlig Ole Christian Olsen. Begge er ikke i tvil om at dette var den beste driftsformen både for kundene og Nor Frost. For 10 år siden omsatte virksomheten for 35 millioner kroner mot 117 millioner i fjor.

 

Kontroll på alle importvarer

Siden 2008 har de jobbet aktivt med å komme inn i et marked som Wulff hevder var preget av kameraderi og kompisvirksomhet.

– Det var vanskelig å etablere seg som ny aktør i markedet, men vi hadde en klar fordel fremfor våre konkurrenter. Vi har kontroll over alle importvarer og full sporbarhet tilbake til våre produsenter, sier Wulff. – Vi har kontakter over hele verden og når en kunde skal ha et spesialprodukt, klarer vi å levere det innenfor en avtalt tidsramme, legger han til.

 

Ekspressfart

For ti år siden utførte Nor Frost fem ordre om dagen.

– Utviklingen frem til i dag har gått i ekspressfart, og like før jul nådde vi en topp på 85 ordrer daglig. Arbeidet med å punche inn ordrene manuelt ble for tidkrevende. Vi ble tvunget til å tenke i nye baner. Tre medarbeidere satt flere timer hver dag og punchet ordre. Årlig utgjorde det millionbeløp som vi regner med å spare inn med Your Order.

 

Automatiserer ordrebehandlingen

Your Communication forsøkte ved flere anledninger å selge inn Your Order.

– Vi tente på løsningen fordi ingen andre hadde utviklet et tilsvarende produkt, som vil gjøre hverdagen enklere for våre ordrebehandlere. Mye av deres tid har gått med til og punsje ordrene manuelt. Med Your Order legger vi ordrene direkte inn i datasystemet og printer dem ut til lageroperatørene, som plukker kjøttvarer til våre kunder. Det vil spare oss for mye tid, plunder og heft, som vi kan bruke til andre salgs- og kunderelaterte oppgaver, sier Wulff og Olsen. De legger til at kundene kan sette opp en favorittliste på varer de handler mest av og velge hvor mye kjøttvarer de skal bestille.

– Kjøttprisene er ikke tilgjengelige i systemet fordi de varierer fra kunde til kunde. Store restauranter, grossister og industrikunder kjøper kanskje flere tonn produkter mens andre langt mindre kvanta. Vi har også en tørr avdeling rettet mot det kinesiske markedet. Her vil vi enn så lenge ikke ta i bruk Your Order fordi bestillingene skjer over telefon.

 

Kostnadsfritt

– Våre kunder kan installere Your Order kostnadsfritt på sin iPhone eller Android smarttelefon. Etter hvert vil vi til ta i bruk en nettløsning, men personlig har jeg størst tro på appen. Den vil forenkle bestilling av kjøtt fra vårt lager og redusere feilbestillinger, sier Olsen. Han legger til at Your Order er en ren bestillingsapplikasjon.

– Vi benytter fortsatt pakkseddel med manuell underskrift som vi mottar i retur fra kunder enten på mail eller post. Alt lagerplukk utføres manuelt uten bruk av skannere. Vi er nå i en prosess der vi vurderer å skifte ut vårt ERP-system, sier Wulff og Olsen.

 

Frittstående

Your Order kan legges inn på alle eksisterende ERP-systemer. Når varer bestilles, skannes en strekkode eller QR-kode slik at varene havner som ren faktura eller e-faktura. Nor Frost benytter Navision og den frittstående appen Your Order er linket opp mot forretningssystemet.

– Your Communication har laget en database med våre kundelister og artikkelnumre. Når kundene logger seg inn i appen får de en bestillingsoversikt og varehistorikk uten prising. Når bestillingen sendes inn i Your Order, går den direkte inn i forretningssystemet for fakturering, sier Wulff og Olsen, som kan fortelle at oppdatering av produktdatabasen skjer automatisk i forretningssystemet.

 

Ny hverdag

All ordrebehandling og bestilling skjer nå i skyen og vil forenkle hverdagen til de ansatte på logistikk, drift og transport. Når lageroperatørene kommer på arbeid om morgenen ligger plukklisten for henting av kjøttprodukter på lager. Vi frigjør fem timer om dagen til manuell ordrepunching, sier Wulff og Olsen. De mener at Your Order vil gi selskapet et betydelig konkurransefortrinn fremfor konkurrenter.

– Alle benytter i dag smarttelefoner slik at for eksempel kjøkkensjefer kan bestiller produktene uansett hvor de befinner seg. Systemet gjør det mulig å øke vareflyten på lageret med ca. 20 prosent. Målet for 2015 er ikke å øke kundemassen, men omsetningen på eksisterende kunder. Med Your Order har kundene til enhver oversikt over hvilke kjøttvarer vi har tilgjengelig på lager.

 

Skybasert løsning

Your Order er en skybasert løsning der brukerne logger seg på en back-office løsning som administreres i forhold til funksjonaliteten i applikasjonen. Den er også en del av en webshop portal på Internett.

– Grossister som velger både innkjøpsassisten Your Order og webshop løsningen, knyttes sammen med felles brukernavn og passord der all ordrehistorikk lagres på en brukerkonto, sier Nakken. Han kan fortelle at flere grossister har meldt sin interesse for begge løsningene.

– Tilbakemeldingene er entydig positiv. Mange av våre konkurrenter har gammeldagse PDA-løsninger og skannere. De er kostbare å kjøpe og drifte. Investeringskostnadene med vår løsning er lik null. De fleste har i dag smarttelefoner og slikt sett kan frisørsalongen eller kontorbedriften laste ned og logge seg inn på appen og starte bestilling av hårprodukter eller kontorrekvisita. Bestillingene blir overført elektronisk inn i ordresystemet der grossistene kan laste ned plukklister, hente varene på lager og kjøre dem til kunde innen avtalt tid. Når kunden har signert for mottatt ordre sender regnskapsavdelingen ut fakturaen. Mange av våre kunder har spart flere timer pr dag pr ansatt på overgangen fra manuell til elektronisk ordreregistrering. Har virksomheten ti ansatte snakker vi om besparelser på mer enn ett årsverk, sier Nakken.

 

Mer tilgjengelig

– Your Order gjør grossistene mer tilgjengelig i forhold til andre innkjøpssystemer i markedet. Har du glemt å kjøpe inn varer, kan du logge deg inn på Internett via mobilen, foreta bestillinger der og da og få dem levert til avtalt tid fra grossist. Dette gjør systemet unikt og bidrar til å redusere tidsforbruket, avslutter Nakken.

– Your Order vil forenkle innkjøpsprosessene for både transport- og logistikkbransjen og dagligvaregrossister, sier Andreas Nakken (t.h.) i Your Communication. Her sammen med Ole Christian Olsen (i midten) og Thomas F. Wulff i Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop

– Your Order vil forenkle innkjøpsprosessene for både transport- og logistikkbransjen og dagligvaregrossister, sier Andreas Nakken (t.h.) i Your Communication. Her sammen med Ole Christian Olsen (i midten) og Thomas F. Wulff i Nor Frost. Foto: Trond Schieldrop