Forretningssystemer:

Djevelen ligger i detaljene

På ERP-Systemer 2016 belyste Bo Hjort Christensen hvorfor ERP-prosjekter blir en suksess eller en fiasko. – Årsaken til at prosjektene feiler, skyldes ofte at bedriftene har vært for uformell i prosjektforløpet. De har ikke hatt en tydelig nok rapporterings- styringsmodell og manglet orden i sysakene, påpeker han.

– Alle ERP-prosjekter vil møte på uventede problemstillinger og mange opplever små kriser i løpet av prosjektet. Så lenge vi vet at dette kan skje, må vi rigge oss til med en prosjektstruktur, som gjør oss i stand til å hanskes med utfordringene, sa høyskolelektor Bo Hjort Christensen under ERP Systemer 2016.

– Alle ERP-prosjekter vil møte på uventede problemstillinger og mange opplever små kriser i løpet av prosjektet. Så lenge vi vet at dette kan skje, må vi rigge oss til med en prosjektstruktur, som gjør oss i stand til å hanskes med utfordringene, sa høyskolelektor Bo Hjort Christensen under ERP Systemer 2016. Foto: Trond Schieldrop

Publisert Oppdatert

Det er et stort antall detaljerte dimensjoner som skal holdes orden på. Ofte undervurderes dette i prosjektet, noe som er årsaken til at mye kan gå galt.

Han forteller at ERP-prosjekter oppleves av mange som for detaljerte og vanskelig å forholde seg til.

– Jeg brukte uttrykket "Djevelen ligger i detaljene". Det krever sin mann/kvinne for å komme i mål. Et kundeprosjekt må ikke bare bestykkes med en prosjektleder, men også med en prosjektkontroller, som tar ansvar og har oversikt over alt av timeforbruk, dokumenter, endringsordre og risikoer med mer. Det er et stort antall detaljerte dimensjoner som skal holdes orden på. Ofte undervurderes dette i prosjektet, noe som er årsaken til at mye kan gå galt.

 

Stålkontroll med prosjektforløpet

– Alle ERP-prosjekter vil møte på uventede problemstillinger og mange opplever små kriser i løpet av prosjektet. Så lenge vi vet at dette kan skje, må vi rigge oss til med en prosjektstruktur, som gjør oss i stand til å hanskes med utfordringene. Det er viktig at kundene setter av tilstrekkelig med ressurser slik at prosjektgjennomføringen blir god, sier Hjort Christensen.

– Bedriftene må ha gode rutiner, tilstrekkelig med tid til å følge opp detaljer og stålkontroll gjennom hele prosjektforløpet. Dette er ikke en 20 prosents tilleggsjobb, men en fulltidsaktivitet som krever alt av organisasjonen.

 

Må stikke fingeren i jorda

Bedrifter som vurderer å gå til anskaffelse av nytt ERP-system må realorientere virksomheten. – De må stikke fingeren i jorda å se hvor de faktisk står og sette av midler og ressurser til prosjektledelse og prosjektkontrolling, sier Hjort Christensen. – Jeg registrerer at kundene er blitt mer profesjonelle på dette området, men fortsatt gjenstår det mye. I forprosjektfasen må bedriftene har en klar formening om hva de vil ha ut av et nytt ERP-system. Det må bygges gode målbilder og strategiene for utvikling av virksomheten må være tydelige og kommuniserbare. Tross alt velger man et ERP-system for de neste 10 år, minst.

 

Dialogbasert anskaffelsesprosess

Bo Hjort Christensen beskrev den dialogbaserte anskaffelsesmodellen hvor man på et tidlig tidspunkt går i dialog med leverandører for å skape god kommunikasjon.

– Det kan gi flere positive effekter, blant annet reduserer det risikoen for å misforstå hverandre. En slik dialog gjør at estimater og tidsplaner blir mindre usikre fordi de utvikles suksessivt i takt med den økte innsikt leverandøren opparbeider seg. Personlig mener jeg det er viktig å bryte opp prosjektet i flere separate kontrakter fra forprosjekt-, realisering/pilotering og utrulling- til forvaltningsfasen. I prinsippet kan prosjektet ha tre ulike kontraktsmodeller basert på DIFI-malene, dvs. oppdrags-, tilpasnings- til bistandsavtale. Fordelen er at kunden reduserer risikoen og kutter opp elefanten i spiselige biter. Sist men ikke minst er det viktig å ta lærdom av hver fase. Det jeg lærte i fase 1 bruker jeg i fase 2. Dermed får vi en mye bedre planleggings- og estimeringsprosess.

Sammenliknet med ERP-Systemer 2015 var det en god økning i antall utstillere og deltakere på årets seminar.

Sammenliknet med ERP-Systemer 2015 var det en god økning i antall utstillere og deltakere på årets seminar. Foto: Trond Schieldrop

 

 

Alle jobber nå med SaaS og det ser ut til at utviklingen ikke lar seg stoppe.

Up, Up, Up in the Sky

Internasjonalt arbeider alle leverandører med å utarbeide modeller som kan gjøre dem til attraktive skytjenesteleverandører.

– Det store spørsmålet er hvordan de klarer å tilgjengeliggjøre ERP-systemet i skyen. Noen har kommet langt mens andre har en mer forsiktig tilnærming. Enkelte skymodeller ligner til forveksling på hosting-avtaler. De som har kommet lengst, og leverer en virkelig Software as a Service (SaaS) løsning, kjennetegnes ofte ved at de enten er «født i skyen» eller har gjort en formidabel transformasjonsjobb, det vil si løftet en klassisk OnPremise-løsning til skyen. For å nå et slikt mål, kreves det dramatiske og strukturelle endringer i programvaren. Alle jobber nå med SaaS og det ser ut til at utviklingen ikke lar seg stoppe, sier Hjort Christensen. – På ett eller annet tidspunkt skal alle opp i skyen, legger han til.

 

Rimelig vellykket strategi

SaaS-tilnærmingen skjer fra to kanter.

– Vi har en gruppe med front-runnere som har brøytet markedet. Det er 24SevenOffice, Xledger og Trippletex, som leverer kun 100 prosent SaaS-løsninger, og som har en rimelig vellykket strategi. Nå tar de store grep i SMB-markedet. Både Microsoft, SAP og Oracle har kommet svært langt med sine SaaS løsninger. Den siste versjonen av Microsoft Dynamics AX, som går under betegnelsen AX7, ble første gang lansert som en skytjeneste i april i år. Etter hvert blir den tilgjengeliggjort i private skyer og OnPremise dersom flere kunder ønsker en slik modell, sier Hjort Christensen.

 

Markedet er snudd opp ned

– Dette viser at markedet er snudd opp ned. Den dominerende leveransemodellen er skytjenester, mens OnPremise etter hvert mister sin dominerende rolle, sier Hjort Christensen. – Det samme skjer med SAP, som er inne i en dramatisk transformasjon med sine programprodukter, fra R3 Business Suite til S4/Hana. Det er en nyskrevet og stor applikasjon som over tid skal erstatte R3 og som er laget som en skyleveranse. Det samme gjelder databaseplattformen HANA som kan leveres som en skytjeneste. I tillegg leverer SAP SaaS-løsningen SAP BusinesByDesign, som må betraktes som en ektefødt skyløsning. Oracle på sin side har laget et helt nytt løsningskonsept – ERP Cloud – som nå tilbys på det norske markedet. Jeg synes det er mye positivt som skjer, og tendensen går i retning at de fleste nå tar skyen på alvor. Slik sett syder og koker det i markedet.

 

Oversiktlig situasjon i Norge

Hjort Christensen mener at situasjonen oversiktlig her i landet.

– Små og mellomstore bedrifter velger enten en skyløsning fra Trippletex, E-Accounting, Xledger eller 24SevenOffice. Det er kun et fåtall små virksomheter som kjøper og installerer tradisjonelle løsninger. Her har vi kommet til et såkalt "tipping point" hvor den dominerende modellen er skybasert. Når det gjelder de litt større selskapene er holdningen litt mer avventende. Kjøp av lisenser og implementering OnPremise, med et tredjepartsmiljø som drifter løsningen, er fortsatt dominerende. Men også her følges situasjonen nøye. Det er kun et tidsspørsmål før også litt større bedrifter, kommer til å gå over til skybaserte leveransemodeller.

 

Stor innvirkning på nye satsninger

Oljenæringen er hardt rammet i deler av Sørlandet, Vestlandet og Østlandet, som følge av dramatiske kutt i oljeprisene. Store og toneangivende offshoreselskaper har sagt opp flere medarbeidere. Nå rammes også leverandørindustrien.

– Dette har hatt stor innvirkning på ERP-satsninger i sektoren. Nedgangen er problematisk for enkelte systemleverandører, som har oljerelatert næring som de viktigste kundene. De sliter åpenbart med manglende etterspørsel, men også her finnes det bedrifter som selv i nedgangstid velger å videreføre påbegynte prosjekter og til og med starte nye, sier Hjort Christensen. Han synes det er bra, og ikke minst viktig for å ruste seg til nye oppgangstider.

 

Sterke markedsposisjoner

Visma og Microsoft har sterke posisjoner i det norske mellommarkedet hvor det tilbys flere løsninger på ulike leveransemodeller.

– Det potensielle kundegrunnlaget er bredt, og det er ingen tvil om at disse to leverandørene står veldig sterkt. Nykommeren Trippletex er likevel et godt eksempel på en virksomhet som i løpet av en seks-års periode, har bygd seg kraftig opp og knyttet til seg mer enn 14.000 kunder i Norge, sier Hjort Christensen, som mener det er en imponerende utvikling som viser at mulighetsrommet er tilstede.

 

Oppdatert bilde over utviklingen

Under konferansen deltok en del konsulenthus på vegne av sine kunder.

– Men, sier Hjort Christensen, – det aller beste er om kundene stiller med egen delegasjon. Her får de opplysninger om hvordan slike prosjekter bør håndteres. Selvsagt er det positivt at eksterne konsulenter deltar for å skaffe seg mer kunnskap og se mulighetsrom. Alle seminardeltakere fikk et oppdatert bilde av markedssituasjonen i norsk ERP-bransje. Jeg informerte dem om hvilke ERP-produkter som tilbys og hvilke posisjoner de har med hensyn til bransjetilnærming, bedriftsstørrelse og funksjonalitet.

 

Spisset løsning

På konferansen deltok ikke bare ERP-leverandører. – Vi hadde også en del partnere til ERP-leverandører og leverandører med supplerende nisjeløsninger. APX Systems er et meget godt eksempel på dette. De har en spisset løsning for å håndtere logistikkdata i transportprosesser. Det samme er tilfellet med OneStop Reporting som viste frem en spesialløsning for analyse og rapportering, og som vakte interesse.

 

Spennende tredjepartsbedrifter

– Med sin bransjeløsning ProPlanner er Microsoft NAV-partneren Pilaro en interessant partner. Vi ser også konturene av flere andre leverandører, som for eksempel Triangel, som leverer bransjeløsninger innenfor time og fraværshåndtering, planlegging av turnuser og personorienterte planprosesser på en Microsoft Dynamics NAV-plattform. Dette er spennende tredjepartsbedrifter, som ikke bare leverer implementering men også supplerende programvare, understreker Hjort Christensen. – Det vokser blant både små, mellomstore og store programvarehus, og du trenger ikke å være verdens største aktør for å utvikle smarte løsninger. Det går an å oppnå markedssuksess selv om du er liten aktør, fortsetter han.

 

I planleggingsmodus

Bo Hjort Christensen kan fortelle at datoen for ERP-Systemer 2017 er satt til 8. juni.

– Nå skal det bli godt med en måneds ferie på fjellet, før jeg så smått begynner å sy sammen neste års seminar. Noe er fastspikret som terrengkartet og trender. For øvrig står jeg fritt til å velge vinklinger som vil inspirere både deltaker og utstillere. Når det er sagt, er jeg opptatt av ERP-relaterte problemstillinger hele året, avslutter han.

– Jeg synes det er mye positivt som skjer, og tendensen går i retning at de fleste nå tar skyen på alvor. Slik sett syder og koker det i markedet, sier Bo Hjort Christensen.

– Jeg synes det er mye positivt som skjer, og tendensen går i retning at de fleste nå tar skyen på alvor. Slik sett syder og koker det i markedet, sier Bo Hjort Christensen. Foto: Trond Schieldrop