Digital effektivisering:

Hva er det vi trenger?

Aktørene i transportbransjen er avhengige av å effektivisere virksomheten for å opprettholde eller konkurrere om nye markedsandeler. For mange betyr dette innføring av ny teknologi for mer lønnsom og effektiv administrativ og kommersiell styring – som igjen blir nøkkelen til å kunne tilby kostnadseffektive løsninger til kundene.

På Postens flyfrakthub på Gardermoen er man helt avhengig av gode IT-verktøy som gir kontinuerlig opp informasjon om rutetider, godsmengder, pallevekter osv. Åge Johansen og Iftekhar Khan forsikrer seg om at det ikke er noen avvik. Arkivfoto: Olav Hermansen
På Postens flyfrakthub på Gardermoen er man helt avhengig av gode IT-verktøy som gir kontinuerlig opp informasjon om rutetider, godsmengder, pallevekter osv. Åge Johansen og Iftekhar Khan forsikrer seg om at det ikke er noen avvik. Arkivfoto: Olav Hermansen
Publisert Oppdatert

Om artikkelforfatterne

Kristine Bolstad er seniorrådgiver i Inventura AS. Hun er tidligere teknologidirektør, FOU-direktør og systemarkitekt og har lang erfaring med endringsledelse, organisasjonsutvikling og prosessoptimalisering.

Gunnar Bleness er seniorrådgiver i Inventura AS. Han er tidligere HR-direktør, redaktør og direktør i store medieselskap og har gjennomført en rekke større strategi-, utviklings- og omstillingsprosjekter

Inventura AS er et konsulentselskap som tilbyr rådgivnings- og konsulenttjenester samt operativ bistand knyttet til innkjøp og utvikling av leverandørrelasjoner til private og offentlige bedrifter innenfor et bredt spekter av bransjer. I tillegg til dette leverer selskapet skreddersydde kurs og opplæringsprogram både innenfor privat og offentlig sektor. Inventura har i dag over 80 ansatte fordelt på kontorer i Bergen, Oslo og Stavanger.

Endring og utvikling handler om langt mer enn ny teknologi

Å velge nye teknologiske løsninger har mange fallgruver og det er lett å trå feil i spesifiseringen av behovet, og forventninger til løsningen. I jungelen av leverandører som tilbyr IT-løsninger vil det være vanskelig å velge den riktige leverandøren uten et godt forarbeide.

 

Forarbeid

Det er mange eksempler på virksomheter som har anskaffet ny teknologi uten å få de ønskede effektene. Før en virksomhet bestemmer seg for å anskaffe ny teknologi er det nødvendig å vurdere virksomhetens behov grundig. Her er det ofte behov for andre endringer enn de rent teknologiske også. Ikke minst fordi innføring av ny teknologi er en kraftig endringsagent, som også kan brukes til å sikre innovasjon og utvikling på andre områder.

     For å sikre at en eventuell anskaffelse av ny teknologi har ønsket effekt må virksomheten beslutte hva teknologien skal understøtte; er det de samme kundene, markedene, produktene, prosessene og styringsmodellene som tidligere? Eller er det endringer internt eller eksternt som krever en oppgradering av andre sider ved virksomheten, ikke bare teknologien?

     Mange bedrifter opplever at et teknologisk etterslep ofte henger sammen med manglende utvikling på andre områder, i markedet, i produktspekteret, på kompetanse og i organisasjonen.

     Det er viktig at virksomheten setter av tilstrekkelig tid i denne fasen, siden det er her det er størst mulighet for å påvirke utfallet av effektiviseringsprosessen.

     For å kartlegge krav og hensikten med digitaliseringen er det viktig at virksomheten får de riktige ressursene til å jobbe sammen i et tverrfaglig prosjektteam. Ellers risikerer man at kartleggingen kan bli utydelig, og i verste fall at viktige krav ikke blir diskutert eller definert. I alle virksomheter er det sterke fagpersoner, mange ulike perspektiver og flere underliggende motsetninger. Det er et sentralt suksesskriterium at slike ulike perspektiver ivaretas i en kartleggingsfase.

 

Behovsanalyse

Kartleggingsfasen må også legge vekt på alle former for endringsbehov – ikke løsninger. Bedriften må klare å definere hvilke konkrete behov de har, også utover ny teknologi. Aller viktigst er kanskje en grundig markedsanalyse – med tilhørende tiltakspunkter etter behov. Skal vi endre posisjon i markedet? Endre produktporteføljen? Definere nye målgrupper for våre tjenester?

     Når man har definert sin posisjon i markedet og sine prioriterte produkter blir det viktig å definere en moderne og effektiv arbeidsflyt. Hvordan kan vi best mulig tilfredsstille markedet og andre eksterne og interne interessenter – på en kostnadseffektiv måte? Hvilken kompetanse har vi internt, og hvilken ny kompetanse trenger vi? Hvordan skal vi organisere oss mest mulig effektivt for å lykkes?

     Deretter er tiden kommet til digitalisering og ny teknologi. Nå vet bedriften hva den skal gjøre, for hvem og hvordan – og kan med større treffsikkerhet definere hvilke behov ny teknologi skal hjelpe til med å løse.

     Samtidig som virksomheten må håndtere interne motsetninger og forventninger, må de kartlegge løsninger og leverandører i markedet som mer eller mindre kan oppfylle virksomhetens behov for nye teknologiske løsninger.

 

Ekstern ekspertise

Leverandører har mer kunnskap om konkurrentenes løsninger, prismekanismer og leveransemodeller, enn den enkelte virksomhet som sjelden anskaffer nye teknologiske løsninger. Det er en utfordring for mindre virksomheter å følge med på leverandørmarkedet og ulike trender innen hyllevareløsninger og skreddersøm, skytjenester og serverparker, leie- eller lånemodeller.

     Ofte vil det være lønnsomt å hente inn ekspertise for å kartlegge markedet og trender, og avstemme dette med virksomhetens faktiske behov og mål ved å innføre teknologiske løsninger. Slik kan vi unngå å kjøpe en «limousin» når det vi egentlig trengte var en «personbil».

     Endring og utvikling handler altså om langt mer enn ny teknologi. Oftest vil det til og med være slik at nye, digitale verktøy ikke vil bety endring i seg selv, men kan være katalysatorer for annen nødvendig endring – i markedet og i bedriften. Da gjelder det å begynne i riktig ende.

Å velge nye teknologiske løsninger har mange fallgruver og det er lett å trå feil i spesifiseringen av behovet, og forventninger til løsningen. Foto: Scania
Å velge nye teknologiske løsninger har mange fallgruver og det er lett å trå feil i spesifiseringen av behovet, og forventninger til løsningen. Foto: Scania