Helse Sør Øst Forsyningssenter

Samordning og sentralisering i en livsviktig bransje

Sentralt forsyningssenter i Helse Sør Øst har hatt en stor utvikling knyttet til forsyning ut til sykehusene og er i dag sentrallager for Akershus Universitetssykehus (AHUS) og det nye sykehuset i Østfold på Kalnes. I dag er 87 prosent av varesortimentet knyttet til pasientbehandling på sykehusene.

Scanning av avdelingspakkede vogner til sykehus.
Scanning av avdelingspakkede vogner til sykehus. Foto: Sykehuspartner
Publisert Oppdatert

LOGMA

LOGMAs formål er å arbeide for en generell heving av logistikkompetanse innen norsk næringsliv og offentlig forvaltning.

LOGMA er et nettverk av og for medlemsbedriftene hvor faglig interesserte medarbeidere ønsker utveksling av logistikkompetanse i hele verdikjeden.

LOGMA initierer og gjennomfører aktiviteter som møter hos medlemsbedrifter, temagrupper, faglige konferanser og symposier.

LOGMA er en frittstående og politisk uavhengig organisasjon. Alle bedrifter innen industri, handel, transport, tjenester, forskning, rådgivning og undervisning kan være medlem, og hver bedrift kan ha flere kontaktpersoner.

Alle kontaktpersonene får direkte tilsendt materiell om aktiviteter i regi av LOGMA og andre relevante arrangementer.

For nærmere opplysninger se www.logma.no

Redaktør for LOGMA-sidene i Logistikk & Ledelse er Øyvind Engen.

Sykehusene er i en stor endring med tanke på å få et godt samspill mellom personell, pasienter teknologi og varer. Det er få steder det skapes større verdi i relasjon mellom disse ulike områdene og få steder der avvik har så store konsekvenser for liv og død.

Sykehusene får stadig mer moderne helseteknologiløsninger som tas i bruk i pasientbehandlingen. Økt fokus på frigjøring av tid til pasientbehandling og sørge for at pasientinformasjon kan gå sikkert og enkelt på tvers av de ulike sykehusene forbedres gjennom utvikling av regionale systemer.

Et felles regionalt ERP-system, Oracle E-Business Suite, er implementert av Sykehuspartner på tre av helseforetakene i Helse Sør Øst og skal rulles ut som en felles regional løsning til alle helseforetakene i løpet av få år. Sentraliseringsfilosofien har vært sterk i Helse Sør Øst og Sykehuspartner. Sykehuspartner er Nordens største leverandør av fellestjenester til 80.000 brukere med ca. 1.300 ansatte og forvalter ca. 1.500 innkjøpsavtaler og 15 milliarder i kontraktsverdier.

 

Felles forsyningssenter i Helse Sør Øst

Det sentrale forsyningssenteret på Lierstranda i Drammen har siden 2009 blitt driftet av den eksterne logistikkpartneren Bring. Avtalen eies av Sykehuspartner HF som har ansvar for egenutviklede støttesystemer, regionale anskaffelser og forvalting, felles masterdata, implementering av varesortiment og regional forsyning. Logistikkpartneren drifter en avtale knyttet til å levere SCM-tjeneste, lagerdrift og distribusjon.

I 2011 overtok Sykehuspartner ansvaret for forsyningssenteret og har vokst i omsetning fra ca. 300 millioner i 2011 til 610 millioner i 2015 på ca. 4.000 artikler. Kategoristyring og etablering av "One stop shop"-filosofi er etablert for flere og flere kritiske sykehusprodukter via forsyningssenteret. Et eksempel er kategori "medisinske forbruksvarer" og gruppen "anestesi". Her er hele 92 prosent av sortimentet på avtale tilbudt gjennom felles forsyningssenter. Sterile varer håndteres og pakkes hygienisk på eget sterilrom med strenge krav til luftkvalitet og sampakkes med ordinære varer ut til sykehusene.

Plukking av varer på sterilrom på forsyningssenteret.
Plukking av varer på sterilrom på forsyningssenteret. Foto: Bring

 

 

Leverandørmarkedet

Sentral oppfølging fra Sykehuspartner skjer i dag for leverandøravtaler og ca. 90 leverandører leverer varer via forsyningssenteret. Leverandørene har mange kritiske produkter i produksjon over store deler av verden. Dette stiller krav til å jobbe med å etablere helhetlig beredskaps- og sikkerhetslager i hele forsyningskjeden.

 

Forsyningsprinsipper

De fleste sykehusene har i dag egne sentrallager i tillegg til å kjøpe fra sentralt forsyningssenter og forsyner sine avdelingslagre basert på bruk av kanban påfyllingsprinsipper. Sikker og effektiv varepåfyling av ferdigpakkede samlede avdelingsleveranser til avdelingene er fremtiden for sykehusene. Det stiller krav til tett oppfølging av prognoser og sikkerhetslager og sørge for at kravene til rette pakningsstørrelser, sporbarhet og kritikalitet ivaretas i hele kjeden.

Det er etablert et målbilde for regional vareforsyning som helseforetakene skal jobbe mot der større deler av felles sortiment tilbys via det sentrale forsyningssenteret og forsynes ferdig pakket til sykehusene. Nye sykehus bygges i dag uten sentrallager og de ulike logistikkstrømmene - varer, tøy, mat og avfall - på et sykehus håndteres av eget dedikert personell. Alle avdelinger på det nyeste sykehuset på Kalnes forsynes inn etter de samme forsyningsprinsippene, mens det på AHUS har utviklet seg over tid en endring mot større bruk av eget forsyningspersonell. For de fleste sykehus i Helse Sør Øst er det eget lagerpersonell på hvert sykehus som både pakker og forsyner avdelingene på sitt sykehus.

På AHUS og Kalnes bestilles daglig ordre fra forsyningssenteret som leveres i lukkede distribusjonsruter innen 24 timer ut til sykehuset. Vognen leses av elektronisk ved varemottak og går på AGV-er inn til avdelingene på sykehus. I dag er hhv. 83 prosent og 70 prosent av ordrelinjene på Kalnes og AHUS håndtert gjennom forsyningssenteret via kjøpt av felles varesortiment.

 

Nye bygg versus eldre sykehusbygg

Bygging av nye sykehus skjer ikke over natten. Kan også sykehus i tradisjonelle sykehusbygg bli mer effektive på forsyning? Svaret er selvfølgelig ja.

Flere sykehus gjør tilpasninger innenfor eksisterende bygg, reduserer sine sentrallager og ser på hvordan teknologi kan støtte opp under både lange avstander og bygg som er uegnet for effektiv vareflyt. I disse dager er det blant annet en pilot på testing av AGV-system på Drammen sykehus. Det skal testes ut muligheter for å se på bruken av teknologi og lærende roboter som selv kan finne sine effektive måter å levere varer inne i sykehuset på. Med videre fremtidig bruk av integrasjoner inn mot et felles forsyningssenter vil sykehusene kunne planlegge vareflyten inn på de ulike avdelingene og redusere behovet for varelager ute på sykehus. Andre løsninger der man kombinerer varepåfylling, teknologi og lastbærersystemer vil bli mer og mer aktuelt å vurdere inn i tradisjonelle sykehusbygg nå og i fremtiden.

Lager for håndtering av lagerpakninger/pall.
Lager for håndtering av lagerpakninger/pall. Foto: Bring

 

Endringer nasjonalt

Artikkelforfatter Marianne Mengkrogen er avdelingsleder for Logistikk i Sykehuspartner med ansvar for den regionale forsyningsløsningen. Hun har hatt ansvaret i Sykehuspartner siden 2011 og har lang erfaring som leder fra ulike logistikkbedrifter innen transport, lager og helsesektoren. Hun sitter blant annet i styret i LOGMA, styret i logistikknettverket i Drammen og EGN-nettverksgruppe for logistikk.
Artikkelforfatter Marianne Mengkrogen er avdelingsleder for Logistikk i Sykehuspartner med ansvar for den regionale forsyningsløsningen. Hun har hatt ansvaret i Sykehuspartner siden 2011 og har lang erfaring som leder fra ulike logistikkbedrifter innen transport, lager og helsesektoren. Hun sitter blant annet i styret i LOGMA, styret i logistikknettverket i Drammen og EGN-nettverksgruppe for logistikk. Foto: Cicilie Hennig-Till / Sykehuspartner

Det er etablert et nasjonalt felleseid selskap Sykehusinnkjøp HF fra 1.1. 2016 som har som formål å samordne innkjøp for spesialhelsetjenesten. Innkjøpsressurser fra helseforetakene, Sykehuspartner og helseforetakene innkjøpsservice (HINAS) skal inn i det felleseide selskapet. Dette gir mange muligheter for å forbedre prosessene ut mot markedet og ta ut besparelser for sykehusene.

 

Ny avtale på forsyningssenter

Sykehuspartner sin avtale med nåværende logistikkpartner, Bring, utløper 31. desember 2017. Det er etter endt anbudskonkurranse inngått ny avtale med OneMed Sverige AB om å levere ny sentral forsyningsløsning, og innen 01.01 2018 skal dagens drift flyttes til et nybygg på Berger. Den nye partneren har lang erfaring med å drifte forsyning av både medisinsk og ikke medisinsk materiell i Europa. Det etableres et eget juridisk selskap i Norge uavhengig av Onemed Norge AS. Sykehusene i Helse Sør Øst skal i denne perioden bli forsynt som normal iht. dagens KPI-krav gjennom gode flytteplaner og prosesser.

Det nye forsyningssenteret er dimensjonert for å håndtere forventet omsetningsvekst i årene som kommer, med videre muligheter for utvidelse av bygget ved behov. Krav til kvalitet og servicenivå er ytterligere skjerpet målt mot dagens kontrakt og gir muligheter for videre utvikling av løsningen ut mot sykehusene mot det fremtidige målbilde for vareforsyning. Det er mange spennende utfordringer knyttet til en samlet livsviktig innkjøp og forsyning av varer tilknyttet pasientbehandling.

AGV på vei med leveranser på AHUS.
AGV på vei med leveranser på AHUS. Foto: Sykehuspartner