Får fart på bokplukket

Magne Engstrøm har bidratt til å optimalisere mange lagre i flere ulike bransjer. Nå er han blitt bibliofil og med hjelp av nye lagerautomater og et wms skal Norges raskeste nettbokhandel bli enda raskere og få økt kapasitet.

Vi var uhøflige nok til å besøke VB Bok midt i semesterstarten – den desidert travleste tiden på året. På gulvet foran de nye lagerautomatene lå det da rundt 10.000 bøker som skulle så fort ut at Magne Engstrøm ikke så noen grunn til å legge dem inn i disse.
Vi var uhøflige nok til å besøke VB Bok midt i semesterstarten – den desidert travleste tiden på året. På gulvet foran de nye lagerautomatene lå det da rundt 10.000 bøker som skulle så fort ut at Magne Engstrøm ikke så noen grunn til å legge dem inn i disse. Foto: Henning Ivarson
Publisert

Sist vi snakket med Magne Engstrøm var for fem år siden. Den gang var han lageransvarlig hos en stor leverandør til helsesektoren og var midt i prosessen med å optimalisere driften ved å utvide antallet lagerautomater og ikke minst innføre et wms. Etter det prøvde han seg hos en stor utstyrsleverandør til bil- og verkstedbransjen, men oppholdet der ble kortvarig.

– Den eneste som støttet arbeidet mitt der var administrerende som hadde ansatt meg. Han ble imidlertid overkjørt av eierne, og da også de ansatte på lageret motarbeidet meg var jeg klar for nye utfordringer, sier Magne.

Vigmostad & Bjørke

Arno Vigmostad og Arnstein Bjørke startet Fagbokforlaget i 1992 mens de fortsatt var studenter på Norges Handelshøyskole. Allmennforlaget Vigmostad & Bjørke så dagens lys 10 år senere.

Bokhandlervirksomheten er samlet i selskapet VB Bok AS som består av Haugenbok.no (landets første nettbokhandel), Akademika (30 egeneide bokhandlere og akademia.no), ebok.no (landets største nettbokhandel for e-bøker og nedlastbare lydbøker) og VB Import.

Forlagshuset Vigmostad & Bjørke er i dag landets fjerde største forlagshus med en omsetning på ca. én milliard kroner.

For et drøyt år siden tiltrådte han som avdelingsleder i VB Bok AS med ansvar for selskapets lager på Rødtvet i Oslo.

– Forlagsbransjen var ny for meg og noe av det første som slo var meg var hvor letthåndterlige bøker er fremfor åtte meter lange løftebukker, sier Magne med et smil.

Flyttet fra Volda til Oslo

VB Bok AS er en del av det svært suksessrike og bergensbaserte Vigmostad & Bjørke – landets fjerde største forlagshus med en omsetning på ca. én milliard kroner. To av de mange virksomhetene som VB har kjøpt opp er haugenbok.no og Akademika.

Haugen Bok er landets eldste nettbokhandel med røtter i Volda og ble kjøpt opp i løpet av 2011 og 2012. Akademika-kjeden består av rundt 30 egeneide og 20 tilknyttede bokhandlere, i tillegg til akademika.no. Da denne virksomheten ble kjøpt noe senere ble boklageret samlokalisert med Haugenbok.no i Volda.

For to år siden ble lagervirksomheten i Volda lagt ned og flyttet til Rødtvet i Oslo der selskapet leide et tidligere lagerbygg tilhørende Wittusen & Jensen.

Etter å ha fått inn ordre frislippes disse og tildeles en plukkvogn med 80 lokasjoner. Når det flytende batchplukket settes i gang begynner alle de tre lagerautomatene å gå og man får beskjed om hva som skal plukkes hvorfra. I utgangspunktet er det én person som plukker fra alle tre, men det går fortere hvis flere hjelper til.
Etter å ha fått inn ordre frislippes disse og tildeles en plukkvogn med 80 lokasjoner. Når det flytende batchplukket settes i gang begynner alle de tre lagerautomatene å gå og man får beskjed om hva som skal plukkes hvorfra. I utgangspunktet er det én person som plukker fra alle tre, men det går fortere hvis flere hjelper til. Foto: Henning Ivarson

Svært travel periode

– Her driver vi todelt, forklarer Magne. – Akkurat nå er vi midt inne i semesterstarten og da er det ekstremt travelt på forlagssiden vår. Faktisk er det slik at nærmere 40 prosent av årsomsetningen til Akademika genereres i løpet av én måned, fra midten av august til midten av september. Da er det "alle mann til pumpene", fortsetter han.

Foruten å supplere de rundt 50 butikkene i Akademikakjeden som er spredd rundt på ulike studiesteder i landet, forteller Magne at de også sender ut store mengder bøker til både barne- og ungdomsskoler og videregående skoler. Disse forsendelsene ble pakket og klargjort tidligere i sommer og Magne anslår at de hadde mellom 70 og 80 paller stående frem til utsendelse ved skolestart.

Hovedaktiviteten til lageret er å sende ut bøker for de to nettbutikkene akademika.no og haugenbok.no. Sistnevnte er nå også blitt koblet på den store nye markedsplassen til Komplett.no som vi omtalte i forrige utgave.

– I fjor hadde vi over 300.000 forsendelser fra de to nettbokhandlene. Også i disse er det stor aktivitet nå rundt semesterstart, og i tillegg har vi jo Black Friday, Mammut, jul og påske – det er ett eller annet salgsstunt gjennom nesten hele året. Unntaket er i april og mai hvor vi som regel har det litt roligere.

Er stor aktør

Selv om netthandelslageret til VB Bok i Oslo rommer rundt 20.000 titler og 70.000 bøker, er det likevel bare en del av hva som kan bestilles gjennom akademika.no og haugenbok.no. Resten hentes inn fra forlag i inn og utland.

Her i landet er det to dominerende bokdistributører som forsyner landets bokhandlere: Forlagssentralen, som er eid av Gyldendal og H. Aschehoug & Co i fellesskap, og SentralDistribusjon som er eid av Cappelen Damm. Begge distribuerer i tillegg for en hel rekke små og mellomstore forlag.

Den voldsomme, og ikke minst raske, veksten i virksomheten som Arno Vigmostad og Arnstein Bjørke etablerte på studenthybelen for drøye 25 år siden gikk kanskje litt under radaren på de store forlagene. Da Vigmostad & Bjørke begynte å kjøpe opp forlag som hadde sine bøker hos Forlagssentralen og spesielt hos SentralDistribusjon valgte de også å flytte ut bøkene fra disse sentralene.

Basert på ordrene som legges inn i nettbutikkene bestiller VB Bok daglig bøker hos Forlagssentralen og SentralDistribusjon som er utgitt på andre forlag, og disse leveres av neste dag.

– Målet er selvfølgelig å få snudd dem i døra og få bøkene ut før Posten kommer og henter på ettermiddagen, sier Magne.

Fra bokreoler til lagerautomater

Da VB Bok inngikk leieavtale med Wittusen & Jensen var lagerbygningen innredet med både et smalgangslager, et konvensjonelt pallelager og fire gamle lagerautomater. Smalgangslageret blir fortsatt benyttet til de rundt én million bøkene som selskapet har lagret på forlagssiden og som er fordelt på et sted mellom 3.000 og 4.000 titler. Her må det skytes inn at Vigmostad & Børke også har et lager av bøker i Bergen som er vesentlig større. Pallelageret ble revet og erstattet av konvensjonelle bokreoler og de gamle automatene ble fylt opp med netthandelsbøker som det var liten etterspørsel etter.

Magne forteller at han raskt ønsket å få gjort noe med netthandelsbøkene som lå i bokreolene. Selv om det ikke fantes historiske data, registrerte han at plukket var lite effektivt, det var dårlig kontroll og ikke minst beslagla reolene så mye gulvplass at det ikke fantes arealer å flekse på.

– Det rant bokstavelig talt over av bøker her, samtidig med at det ble brukt 300.000 kroner i året på å leie lokaler i nabobygget, forteller Magne.

Hans svært gode erfaringer fra tidligere prosjekter som inkluderte nye lagerautomater og innføring av wms, bidro nok til at dette ble løsningen også hos VB Bok. Etter en grundig evaluering av tre tilbud som ble foretatt sammen med Atle Eggereide (ansvarlig for Akademika og VBs logistikkekspert i Bergen) og Lars-Ove Hammer (daglig leder for Haugenbok.no) falt valget på tre Schäfer Logimat lagerautomater som er levert av Lager & Industrisystemer (LIS).

Tre Sharkentusiaster. Fra venstre: Børge J. Østnes (t.v.), distriktssjef i LIS; Jonas Holien Hedegart, salgskoordinator og it-spesialist i LIS og Mange Engstrøm, avdelingsleder i VB Bok.
Tre Sharkentusiaster. Fra venstre: Børge J. Østnes (t.v.), distriktssjef i LIS; Jonas Holien Hedegart, salgskoordinator og it-spesialist i LIS og Mange Engstrøm, avdelingsleder i VB Bok. Foto: Henning Ivarson

Rimelig wms ble utslagsgivende

Mens de fire gamle Kardex Megalift lagerautomatene har brett som er 1,2 meter brede og 0,6 meter dype, har de tre nye heisene brett på 4 x 0,8 meter. Det har foreløpig gitt plass til 40.000 bøker fordelt på 15.000 titler som tilbys i nettbutikkene.

– Vi jobbet lenge med VB Bok og så på flere ulike løsninger. Magne var veldig tydelig på hva han ville oppnå og etter at han kom inn i bildet gikk alt raskt, forteller Børge J. Østnes, distriktssjef i LIS.

Bettina kvitterer plukket ved å skyte strekkoden på boken.
Bettina kvitterer plukket ved å skyte strekkoden på boken. Foto: Henning Ivarson

Selv om Schäfers Logimat for ikke lenge siden har blitt oppgradert med blant annet skråstilte tannstag, automatisk smøring og stor 17-tommers skjerm, var det faktisk wms-et som var mest utslagsgivende for Magne og VB Bok.

Selv om LIS i utgangspunktet ikke er noen wms-leverandør, ble Shark fra danske Logiware opprinnelig tilbudt for å kunne styre automatene, men Børge opplyser at stadig flere av brukerne velger å styre hele lageret med Shark. Det tilbys i flere versjoner og kan enkelt konfigureres og tilpasses brukerens behov. Derfor er det i utgangspunktet relativt rimelig.

– Jeg har fått inn tilsvarende tilbud i tidligere jobber og kan bekrefte at Shark ligger i en helt annen prisklasse. Og akkurat det er viktig for oss – et wms må ikke koste flere millioner. Vi konstaterte at heisene er ganske like hverandre og derfor ble Shark utslagsgivende. Jeg kunne ikke se hva andre wms kunne gi meg ekstra for alle de pengene vi måtte ut med, sier Magne, som fastslår at å kjøpe heiser uten wms er å kaste penger ut av vinduet.

– Det er så store datamengder som skal håndteres, så hvis man skal få noe fornuft ut av det må du ha et system som kan hjelpe deg.

De 20 år gamle Megalift-automatene ble solgt av Eirik Toft da han jobbet hos daværende Arkiv & Lager. Han var også delaktig i salget av de nye som er levert av LIS.
De 20 år gamle Megalift-automatene ble solgt av Eirik Toft da han jobbet hos daværende Arkiv & Lager. Han var også delaktig i salget av de nye som er levert av LIS. Foto: Henning Ivarson

Mål om plukkstart etter to minutter

De nye lagerautomatene til VB Bok ble montert i slutten av mai og etter det ble sommeren brukt til implementering av Shark. Magne forteller at de foreløpig overfører ordrefilene manuelt fra Visma CS til Shark, men at det bare et tidsspørsmål før de aktiverer automatikken. De vet at det vil fungere.

– Det er dataflyten i forkant – fra netthandelsprogrammet og inn i CS – at koblingen fortsatt har noen manuelle prosesser som gir oss noen utfordringer forklarer Magne, som legger til at målet er å kunne starte plukk i automatene bare to minutter etter at kunden har trykket på kjøpsknappen.

– Tidligere var det slik at ordrene som kom inn via nettsiden til haugenbok.no ble printet ut i Volda. Deretter ble den scannet og lagret som en fil som vi her på lageret i Oslo hentet ned og printet ut før vi kunne starte plukk. Foreløpig må jeg mate plukktraller manuelt, men dette er kun midlertidig. Forhåpentligvis er alt er på plass i månedsskiftet oktober/november, sier Magne, og legger til at han alltid synes det er spennende å være med på slike prosesser.

– Jeg er sterkt overbevist om at dette er et lønnsomt prosjekt. Bøker er ikke den varen det er størst marginer på og da er det helt essensielt at logistikken bak er mest mulig effektiv.

I en av gangene i smalgangslageret foretas det plukk på nederste nivå fra nær 1.300 lokasjoner. Påfyllingen av gjennomløpsreolene skjer hver morgen.
I en av gangene i smalgangslageret foretas det plukk på nederste nivå fra nær 1.300 lokasjoner. Påfyllingen av gjennomløpsreolene skjer hver morgen. Foto: Henning Ivarson
I smalgangslageret foretas det også noe høydeplukk med denne over 20 år gamle Jungheinrich ETX-K smalgangs kombitrucken.
I smalgangslageret foretas det også noe høydeplukk med denne over 20 år gamle Jungheinrich ETX-K smalgangs kombitrucken. Foto: Henning Ivarson
I bokreolene lagres mye smått som plukkes fra en høytløftende BT Optio plukktruck.
I bokreolene lagres mye smått som plukkes fra en høytløftende BT Optio plukktruck. Foto: Henning Ivarson

Vesentlig effektivisering

Og at den vil bli det, er Magne ikke i tvil om. Men hvor effektiv den vil bli, kan han foreløpig ikke si helt konkret. Til det er anlegget for nytt, og det finnes heller ingen tidligere måltall han kan sammenligne med.

– Medarbeiderne må også få tid til å bli litt varme i trøya og få kjørt seg inn i nye prosesser. Selv synes jeg at wms-et med sine store intuitive skjermer både var lett å lære og bruke, men det har vært en utfordring at medarbeiderne ikke har vært vant til å jobbe med data i det hele tatt. Vi har registrert en topp på 4,7 plukk i minuttet og det synes vi er ganske bra. Jevnt over ligger vi nå på 2,4 til 2,5 og skal i hvert fall komme opp i 3.

Magne forteller at de har ti, tolv årsverk på det jevne og at de aller fleste har lært seg å plukke ut fra automatene. Noen stor jobbrotasjon legges det imidlertid ikke opp til siden it-systemet som benyttes på forlagssiden er litt mer spesielt og krevende.

– Hvordan organiserer du plukket ut fra automatene?

– Etter å ha fått inn ordre frislippes disse og tildeles en plukkvogn med 80 lokasjoner. Når vi setter i gang det flytende batchplukket begynner alle de tre lagerautomatene å gå og man får beskjed om hva som skal plukkes hvorfra. I utgangspunktet er det én person som plukker fra alle tre, men det går fortere hvis flere hjelper til. I roligere perioder er det imidlertid fullt mulig for én person å håndtere ordremengden, forklarer Magne som legger til at de kvitterer plukket ved å skyte strekkoden på boken. Har man plukket gal bok og dermed skyter gal strekkode stopper det hele opp.

– En smart detalj vi skal få lagt inn er at Zebra-printerne som henger på hver heis automatisk vil skrive ut følgeseddel og en strekkode når man har skutt siste varelinje på ordren. Når denne strekkoden så leses på pakkebordet vil man få ut EDI-lapp.

Magne forteller at de benytter Bring på småpakkene fra netthandelsvirksomheten og som på gode dager kan fylle ti postbur. De større sendingene fra forlagsvirksomheten er det imidlertid PostNord som står for og her kan det ofte dreie seg om 10 til 20 paller om dagen.

Vi var uhøflige nok å be oss selv på besøk midt i den travleste tiden av året. Da var et stort areal foran de tre nye lagerautomatene fylt opp med paller av bøker.

– Alt du ser her er i forbindelse med semesterstart og det er jo liten vits å legge inn 10.000 bøker i automatene som skal lynraskt ut igjen, sier Magne, som forteller at de nå også har nok gulvplass til også å håndtere alle skolebøkene samtidig. Også håndteringen av alle bøkene i forbindelse med Mammutsalget kan nå foretas uten å måtte bruke nabobygget.

– Hva skal du bruke de 20 år gamle automatene til?

– Noen ville faktisk hekte dem på Shark, men da satte jeg foten ned. Heller ikke LIS anbefalte det. De kjøres derfor fortsatt helt manuelt og jeg har blant annet tenkt å bruke dem som et markedslager til Akademika med plakater, T-skjorter, klistremerker etc.

På en god dag fylles det opp ti postbur med småpakker fra netthandelen som hentes av Bring og opptil 20 paller fra forlagsbiten som transporters videre av PostNord. Her pakkes bøker til bokhandlere.
På en god dag fylles det opp ti postbur med småpakker fra netthandelen som hentes av Bring og opptil 20 paller fra forlagsbiten som transporters videre av PostNord. Her pakkes bøker til bokhandlere. Foto: Henning Ivarson

Drømmer om pakkemaskin

Nå som både lagerautomatene og wms er på plass, er det nye drømmer som har dukket opp i hodet til Magne. Nå er det en pakkemaskin og kanskje også et sorteringsanlegg som står øverst på ønskelisten.

Både inn- og utgående varestrøm går over samme rampe. Det kan av og til resultere i plassmangel og kontrollert kaos.
Både inn- og utgående varestrøm går over samme rampe. Det kan av og til resultere i plassmangel og kontrollert kaos. Foto: Henning Ivarson

– Etter plukk vil det da bare være å legge bøkene inn i en maskin som skanner følgeseddelen før bøkene kommer ferdig emballert ut med påført EDI-etikett før et sorteringsanlegg sørger for at de havner i riktig bur, forteller Magne som legger til at de har vært i Sverige og sett på en tilsvarende løsning og at de er i dialog med ITO som kan levere dette.

– Det er imidlertid en forholdsvis stor investering, så vi velger å vente litt, avslutter Magne Engstrøm.