Automatisert dokumentlogistikk:

Betydelig forbedringspotensial

Tenk om et rør på en borerigg knekker. Det skyldes produksjonsfeil på måleinstrumentet for varmebehandling av stålet. Dermed må alt stål fra denne leverandøren kontrolleres eller tilbakekalles. Det er mye å spare på å ha kontroll på dokumentasjonen.

Det er stort besparingspotensial ved automatisert dokumentlogistikk.

Det er stort besparingspotensial ved automatisert dokumentlogistikk.

Publisert Oppdatert

I digitaliseringsalderen fokuseres det på hvordan digitale verktøy kan gjøre den fysiske logistikken mest mulig effektiv. Andre forbedringspotensialer blir ofte glemt - som dokumentasjonen som skal følge med de fysiske varene.

- Vi i Theta Development utvikler og selger HADocs (Handling Automation of Documents). Systemet er i sin helhet utviklet fra innspill fra kunder og prospekter, og vi har sett mange tilfeller på store besparelser, forteller Vidar Lund, daglig leder og systemutvikler, Theta Development as, og fortsetter: - Ute blant kunder møter vi oftest argumentet «Det kan ikke være så mye arbeid…», noe som nok ofte er korrekt om en ser på hver enkelt oppgave. Men hvor mange ganger skal disse oppgavene utføres før det blir verdt å investere i et system for å spare ressurser?

Mye å spare!

Norwegian Piping har allerede hatt flere store gevinster ved å ta i bruk HADocs. Vidar Lund forklarer: - På slutten av året i fjor hadde vi klar en løsning for å redusere arbeidet med å utstede PMI-rapporter og CoC’er (Positive Material Inspection og Certificate of Conformity). PMI-analyser tar de løpende, men de blir samlet opp og rapportene blir utstedt cirka hvert kvartal. Hvert kvartal hadde de en kopimaskinbunke med papirer, ca 500 ark, det skulle lages ferdige rapporter på. Dette tok det to personer to ukeverk å utføre. Med andre ord et månedsverk per kvartal - for denne ene dokumenttypen. Hver enkelt rapport er ikke «mye arbeid», men mange rapporter blir mye arbeid. Med den første versjonen vi laget, jobbet to personer én dag i romjulen, og kom gjennom en tilsvarende kopimaskinbunke med papirer. I kommende utgave blir rapportene ferdig hver gang integrasjonene med SAP overfører en leveranse til HADocs. Vi har i praksis effektivisert fire månedsverk.

To dokumenttyper der Theta Development har laget systemer som automatiserer veldig mye av arbeidet rundt å registrere og kontrollere mot Norsok og TR2000. Tidsbruk = fire minutter.

To dokumenttyper der Theta Development har laget systemer som automatiserer veldig mye av arbeidet rundt å registrere og kontrollere mot Norsok og TR2000. Tidsbruk = fire minutter.

Dokumentasjonspakker

Theta Development AS

Theta Development as er et lite programvareselskap sprunget ut av Delfi Data i Bergen da produktområdet DelfiCert, nå HADocs (Handling Automation of Documents) ble skilt ut. Bedriften konsentrerer seg om dokumentlogistikk i industrien og offshore. Referansekunder er bedrifter som Brødrene Dahl Norge, Sverige og Danmark, Norsk Stål, Norwegian Piping og Rolf Lycke.

Kunder i ulike ledd av verdikjeden ønsker dokumentasjon tilsendt på ulike måter, gjerne også per prosjekt de jobber med, som igjen kan være krav de får fra sin kunde. MRB (Manufacturing Record Book) er et av de mest kjente eksemplene på denne typen dokumentasjonspakker. - Et prospekt som vi har vært i kontakt med, som driver med vedlikehold, har løst dette ved å skrive ut forrige dokumentasjonspakke, bytte ut de nødvendige dokumentene, rette sidetallene i innholdsfortegnelsen med korrekturlakk og penn, og til slutt skanne hele pakken, før den sendes til kunde, sier Lund og legger til: - Hver av disse tar bare omtrent en halv dag å fikse så det er «ikke så mye arbeid», men dette prospektet har da 100-150 av disse i året. I tillegg snakker vi jo nesten om et lite «grønt skifte» her om vi bare unngår all papirbruken. I HADocs kan en om ønskelig lage en mal per kunde, eller kundes prosjekt, og når prosjektet er ferdig vil dokumentpakken genereres på få minutter og se ut akkurat slik kunden ønsker. Skulle kunden komme tilbake med endringsønsker, kan en endre malen og generere dokumentpakken på nytt.

Partidokumenter og materialsertifikater

For dokumentasjon som følger et bestemt innkjøpt parti av en varetype, har HADocs (tidligere DelfiCert) lenge vært et standardisert produkt for flere store grossister. Et spesielt element med dokumentene er at de ofte inneholder informasjon fra ordren som din leverandør sin leverandør registrerte, slik at det er ikke nødvendigvis lett å benytte OCR for å knytte dette mot dine innkjøpsordrer. Hver enkelt oppgave her er heller ikke «så mye arbeid»: «For hver ordrelinje finn den tilhørende dokumentasjonen og send den til kunden». Nok en gang er det mengden som utgjør stort potensial for besparelser. - Våre store kunder mottar over 20.000 slike i året, og sender ut nærmere 60.000. Det håndteres nå ofte med kun 1-2 årsverk. Dette har vi fått til ved hjelp av integrasjoner, samt vår virtuelle robot som sørger for at kunden får den dokumentasjonen de skal ha, slik de vil ha den, uttaler Lund.

Utstede 1 månedsverk = 500 dokumenter på 18,9 minutter.

Utstede 1 månedsverk = 500 dokumenter på 18,9 minutter.

Et skrekkscenario

- Tenk om et rør på en borerigg knekker. Det skyldes produksjonsfeil på måleinstrumentet for varmebehandling av stålet. Dermed må alt stål fra denne leverandøren kontrolleres eller tilbakekalles. ERP-/økonomi-systemene har sannsynligvis bare registrert hvem varene ble kjøpt av, ikke hvem som produserte dem. Må en da sette ned en gruppe mennesker til å gå gjennom all dokumentasjon? Eller kan en kjøre et søk mot sin egen database og få ut informasjonen som en excel-liste? Et prospekt vi er i dialog med var akkurat ferdig med en slik manuell leteprosess, den hadde de brukt ett år på, Vidar Lund lar den ligge i luften.

For mer informasjon besøk: www.hadocs.com