Enklere hverdag for kontrollører og utstyrseiere

Kran Elektro Service AS i Stavanger har i løpet av et års tid utført flere tusen kontroller av arbeidsutstyr i Rogaland og Agder administrert gjennom Kranportalen. - Kunder som benytter portalen får en unik oversikt over eget arbeidsutstyr med tilhørende status, sier daglig leder Lars Haaland. Leder for mekanisk vedlikehold Arild Birkeland i Felleskjøpet Rogaland Agder sier at Kranportalen har resultert i bedre kontrollrutiner. - Det har forenklet arbeidsmetodene fordi våre avdelinger nå selv kan sjekke status på sitt utstyr 24 timer i døgnet.

Trond Schieldrop Stavanger

Kranportalen er et komplett arbeidsverktøy for bedrifter som sertifiserer og godkjenner løfteinnretninger og annet arbeidsutstyr. Allerede før lanseringen 1. mars i fjor hadde flere kunder bestilt ett eller flere abonnement. Sertifikatbanken ble lansert i mai samme år. Dette er utstyrseierne og brukernes oversikt over status på eget utstyr, sertifikater og bruksattester. Med sertifikatbanken vil gyldige sertifikater og bruksattester enkelt være tilgjengelig for brukerne av arbeidsutstyr og andre medarbeidere i organisasjonen.

- På den måten unngår vi at viktige dokumenter arkiveres i en perm i en administrativ enhet slik at det blir vanskelig for brukere av utstyret å kontrollere at det er godkjent for bruk, sier Arild Birkeland, leder for mekanisk vedlikehold i Felleskjøpet Rogaland Agder.

Strenge krav

Transport- og løfteoperasjoner er et arbeidsområde med spesielt høy ulykkesfrekvens. Slike ulykker skjer ofte på grunn av menneskelig svikt og manglende rutiner. Myndighetene stiller derfor strenge krav til oversikt og kontroll over transport og løfteutstyr. For mange betyr det mye manuelt arbeid og mange papirer (sertifikater, bruksattester m.m.) å holde orden på.

- I kranportalen samles alle disse data effektivt og sikkert, sier forretningsutvikler Bernt Håvardsholm i programvareselskapet Onix AS i Stavanger som står bak utviklingen av internettportalen. Automatiske rutiner for planlegging og gjennomføring av kontroller inngår i løsningen og er integrert med varsling via e-post.

Underlagt arbeidsmiljøloven

Kranportalen er ikke bare rettet mot kraner, men alt utstyr som er underlagt arbeidsmiljøloven og som krever periodisk vedlikehold og kontroll. Det er alt fra løfteinnretninger, trucker, masseforflytningsmaskiner, fallsikringsutstyr til stiger mm. Det er arbeidsgivers ansvar at alt arbeidsutstyr er sikkert å bruke og at det er kontrollert i henhold til gjeldene lover og forskrifter. Noe utstyr skal kontrolleres årlig av sakkyndig virksomhet, mens annet kan kontrolleres internt i bedriften.

- Arbeidsgiver er i følge lov om internkontroll forpliktet til å ha et internkontrollsystem som dokumenterer at vedlikehold og nødvendige kontroller av arbeidsutstyr er utført og loggført. Det stilles tilsvarende krav til kontroll og dokumentasjon i både onshore- og offshoreindustri, sier daglig leder Lars Haaland i Kran Elektro Service AS i Stavanger.

Alle kontrollører i selskapet er godkjent av et eksternt sertifiseringsorgan.

- Vi har sertifikat i henhold til regelverket for å utføre sakkyndig kontrollvirksomhet, sier Haaland. Han legger til at selskapet ble etablert i 1985 og har utført sakkyndig kontroll i 25 år.

- Vi er en lokalt eid aktør som driver service, vedlikehold og kontroll av slikt utstyr. Seks personer utfører kontroller av kraner, løfteredskap, trucker og byggplassheiser mm. Vi administrerer bl.a. 350 gaffeltrucker alene gjennom Kranportalen.

Webbasert løsning

- Normal praksis i bransjen har vært at kontrollører har utført kontroll hos kunden og gitt en kontrollrapport i form av et skriftlig dokument. Dette har blitt arkivert i en mappe mens de ansvarlige for bruken av utstyret og ledelsen i bedriften ofte ikke har hatt nødvendig kjennskap til dokumentene, sier Haaland.

Forskjellen på papirbaserte arkiver og Kranportalen er at de nå har en web-basert løsning der kunde og kontrollør har mulighet til å dele felles informasjon om utstyrsdata. Sakkyndig kontroll av arbeidsutstyret registreres fortløpende og er omgående tilgjengelig i kundens elektroniske arkiv. På denne måten har både bruker og ledelse full oversikt over bedriftens utstyr, med tilhørende status.

Viktig verktøy

- For oss er Kranportalen et viktig verktøy for administrasjon og oppfølging av alle kontroller som Kran Elektro Service utfører. Det eneste en kunde trenger for å komme i gang med portalen er en Internett tilgang. Vi har benyttet systemet i nærmere ett år og har så langt meget positiv erfaring og har gjennomført flere tusen kontroller med dette web-baserte verktøyet, sier Haaland.

Alle dokumenter lagres i en datasentral i Houston i USA som har optimal sikkerhet og 24 timers drift.

God oversikt

Felleskjøpet Rogaland Agder driver med kraftfôrproduksjon. Anlegget i Stavanger produserer ca. 300 000 tonn i året. Selskapet har også en maskindivisjon med tilsammen 9 verksteder for vedlikehold, salg og service av landbruksmaskiner samt 16 butikker. Selskapet tok i bruk Sertifikatbanken i oktober i fjor, og kontrollene på alt løfteutstyr utføres av Kran Elektro Service.

- Kontroll av egne trucker gjøres av eget sertifisert personell. Totalt har vi 60 trucker, spredt over et område som strekker seg fra Tvedestrand til Dimmelsvik i Hardanger. Før vi tok i bruk sertifikatbanken var dokumentasjon på utstyret ofte vanskelig tilgjengelig for brukerne av utstyret. Store geografiske avstander gjorde det vanskelig å få oppdatert informasjon. Med den nye web-baserte løsningen er informasjonen tilgjengelig 24 timer i døgnet uavhengig av hvor våre ansatte befinner seg. Det forenkler arbeidsprosessene og gjør arbeidsdagen lettere. Med Kranportalen deler vi informasjon om utstyrsliste og dokumentasjon med Kran Elektro Service. Etter at de har utført kontrollene får vi automatisk tilgang på oppdatert dokumentasjon i Sertifikatbanken, sier Birkeland.

Utstyr og dokumentasjon er søkbart og Felleskjøpet kan selv legge til brukermanualer og annen dokumentasjon som er relevant for brukeren og kontrollørene av utstyret.

- Som bruker av sertifikatbanken kan jeg flytte, legge til eller fjerne utstyr som vi benytter eller ikke ønsker å benytte. Kran Elektro Service har dermed til enhver tid oppdaterte lister over utstyret som skal kontrolleres og slipper å «lete» etter utstyr som er flyttet eller kassert. Resultatet er reduserte kostnader for Felleskjøpet. Samtidig vet vi at utstyret til enhver tid blir kontrollert, sier Birkeland. Etter å ha brukt Sertifikatbanken i fem måneder er de så langt meget godt fornøyd.

Utfordringer

Birkeland påpeker at utfordringene er å ha dokumentasjon og vedlikeholdsrutiner som følger leverandørenes henvisninger og gjeldende forskrifter.

- Alle arbeidsgivere har et ansvar i henhold til arbeidsmiljøloven om at utstyret er sikkert å bruke og at det følger årlige rutiner/ sjekk, presiserer han.

Haaland skyter inn at mange foretak dessverre ikke er klar over hvilket ansvar som påligger arbeidsgiver.

- De fleste ulykker som skjer på norske arbeidsplasser skyldes ofte mangelfull opplæring og brukerfeil. Har ikke bedriften etablerte rutiner for å dokumentere opplæring, vedlikehold og kontroll er det alvorlige brudd på arbeidsmiljøloven og kan resultere i strenge straffer, sier Haaland, som mener det er godt at myndighetene er opptatt av at utstyret til enhver tid er passet og kontrollert, slik at bruken ikke medfører fare for liv, helse og miljø. Nærmere 600 firmaer - fra store til små - utfører sakkyndig kontroll i Norge.

Oppfølgingsverktøy

Det er som nevnt programvareselskapet Onix i Stavanger som står bak utviklingen av internettportalen som benyttes til å effektivisere kontroll av arbeidsutstyr. Selskapet har eksistert i 10 år og driver med nisjeløsninger for personell og utstyr. Med kranportalen får kontrollørene et komplett oppfølgingsverktøy for sakkyndig kontroll. Utstyrseierne har tilgang til den samme løsningen via sertifikatbanken og deler data med sine kontrollører. På den måten slipper de å registrere eller arkivere data på nytt. Løsningen innebærer at utstyrseieren kan samle alt relevant utstyr, brukerveiledninger, sertifikater og bruksattester på ett sted og gjøre det tilgjengelig for alle i bedriften. Begge parter blir automatisk varslet om kontroller som forfaller.

I følge Bernt Håvardsholm, som er arkitekten bak kranportalen, innebærer dette en ny måte å jobbe på for en hel bransje.

- Det er også en ny forretningsmodell i forbindelse med distribusjon av programvareløsningen. Det kreves ingen investering i hardware eller software for å ta i bruk løsningen. Kranportalen er abonnementsbasert og krever kun at en har tilgang til Internett. Tidligere hadde vi et Windows basert program for sakkyndig kontroll. Løsningen var moderne og hadde også mulighet for innsyn fra kundesiden. Men det var ingen samhandling mellom kontrollør og kunde; det var ingen mulighet for at kunden kunne samle data fra ulike kontrollører på ett sted. Resultatet var at kunden, som har ansvaret for at systemet er i orden, manglet en komplett oversikt. Å installere og drifte tradisjonell programvare hos kunder i et vidstrakt land som Norge, innebærer store kostnader. Med kranportalen er disse kostnadene eliminert. Brukerne trenger ikke tenke på drift og oppgradering, da dette skjer sentralt fra Onix, opplyser Håvardsholm.

- Hvordan er interessen til den nye softwareløsningen blant norske firmaer?

- I løpet av de siste fem til seks månedene har vi fått flere store og små kunder spredd over hele Norge, bl.a. Certex Norge, som er den største leverandøren av løfteutstyr og offshoreleverandøren Axess, sier Håvardsholm, og legger til at også små aktører er med i kundeporteføljen.

- I dag er vi dominerende på området sakkyndig kontroll. Vi merker også en økende interesse for sertifikatbanken. Kontrollørene som i fjor tok i bruk kranportalen og ryddet opp i sine data, er nå klar for å presentere portalen for sine kunder. Vi forventer en sterk økning i bruk av portalen både blant sakkyndige og deres kunder, avslutter Håvardsholm.

www.logistikk-ledelse.no © 2006