Systemtenking: Hvordan sette nye ideer ut i livet?
Systemtenking:
Hvordan sette nye ideer ut i livet?
Er det kreativitet og fantasi som behøves for å klekke ut gode idéer? Eller er det systematikk og disiplin? Ledelsesrådgiver Enrique Suarez konkluderer i alle fall med at presise beskrivelser av det vi forsøker å finne ut er en grunnleggende forutsetning for å kunne oppdage noe som helst.
Enrique R. Suarez ble født i Lima, Peru, er pedagogikk-diplomert fra Roxbury Community College (1982), Bachelor i vitenskap og pedagogikk fra University of Massachusetts (1988), og Master i pedagogikk fra Harvard University Graduate School of Education (1990). Suarez har etablert treningsprogrammene «Fourth Generation Management» og «The Determinants of Economic Prosperity» basert på arbeider av Harvard´s Michael Porter (Porter 1980, 1990), samt W. Edwards Deming (Deming 1986, 1993). Suarez leder International Educational Enterprises, Massachusetts, og sprer derfra sine erfaringer og kunnskaper innen systemtenking, statistisk teori, kunnskapsteori og psykologi (Smaaland 1998), blant annet gjennom foredrag og seminarer verden over. Kontakt:ieenterprises@hotmail.com
Skrevet av Enrique R. Suarez Presentert av Stein Smaaland
Enrique R. Suarez erfaringer er trolig farget av at han kommer fra Peru, og at de fleste av hans erfaringer er fra Amerika, Midt-Østen og Afrika. Trolig. Men likevel, eller nettopp på grunn av dette, kan det kanskje være interessant for oss på berget å vurdere om det kan være noe unikt vi kan låne fra ham! Sett deg godt til rette. Presentasjonen er teoretisk, men også full av praktiske eksempler (Suarez 2001).
Suarez, ordet er ditt;
Operasjonell mening
For at en idé skal resultere i noe nyttig, må vi beskrive tydelig hva vi mener. Vi må gi idéen en «operasjonell mening». Dette innebærer en presis beskrivelse, i en form som kan kommuniseres, utprøves, og forbedres. La oss ta et eksempel;
En kjøkkensjef har en idé om en ny kake. Andre kan forstå idéen, men ikke produsere det samme resultatet. Ideen i en operasjonell form er en oppskrift som spesifiserer ingrediensene i detalj og beskriver hvordan kaken skal lages og tilberedes. Et annet eksempel er en ingeniør som planlegger en ny biltype. De detaljerte arbeidstegningene gir idéen hennes en operasjonell mening. Fra disse kan andre bygge bilen, prøve den ut, og forbedre tegningene.
Å gi idéer operasjonelle meninger er en teknikk som har mange anvendelsesområder. Riktig brukt er dette et viktig verktøy for kontinuerlig forbedring så vel innen industrien, som innen skolevesenet og offentlig forvaltning for øvrig. De forenkler læring og kommunikasjon, og reduserer variasjon. Anvendt uten forståelse, vil de, imidlertid, ødelegge ideene, og bremse opp fremskritt.
Operasjonell definisjon
Et innledende steg er å etablere «operasjonelle definisjoner» for de involverte konseptene, som «tid», «størrelse», «nede-tid» o.s.v.
En operasjonell definisjon (Deming 1986:kap. 9) er nyttig, og spesielt for de planlagte formålene. Definisjonen sikrer de samme aktivitetene for alle som bruker den. Et eksempel; En militær enhet som planlegger et nattangrep. Vakthavende offiser gir ordren; «synkroniser klokkene». Alle stiller klokkene sine etter offiserens klokke. Dette gir en operasjonell definisjon av tiden for oppdraget. Om tiden stemmer med «riktig tid», som bestemt av Greenwich Observatoriet, spiller ingen rolle. Definisjonen skal sikre at alle involverte er samstemte.
På samme måten er det ingen «riktig» definisjon av et rent bord, for å bruke et eksempel fra W. Edwards Deming (Deming 1986), et varmt måltid, eller en pasients temperatur. En operasjonell definisjon må være tilpasset for den konkrete situasjonen, for det konkrete formålet, og må resultere i tilstrekkelig samstemt enighet dersom den skal bli benyttet av flere personer, til ulike tider, eller på flere steder. Å sikre enighet på denne måten øker ikke bare klarheten, det forbedrer også stabiliteten. Uten en slik definisjon kan en prosess synes å være «ute av kontroll» (Smaaland 1998), når det egentlig bare er måleutstyret som er ustabilt. Dermed kunne «korrektive tiltak» ha blitt gjennomført, som ville gjort ting verre, ikke bedre. Definisjonen(e) bidrar også til å redusere variasjon.
«En operasjonell definisjon er kommuniserbar, den har samme mening for selger som for kjøper» (W. Edwards Deming).
Forbedret definisjon
Er definisjonen hensiktsmessig? Dette er det lett nok å finne ut av.
Vi kan gjøre et eksperiment, der ulike personer observerer det samme. Dersom de registrerer et likt resultat, med en egnet presisjon, er enigheten tilfredstillende. Hvis ikke, må vi forbedre definisjonen, gjerne ved hjelp av en gjennomarbeidet forbedringsmetode, som Demings PDSA, jfr. figur 1 (Smaaland 2000). På tilsvarende måte kan vi kontrollere konsistensen over tid, eller fra sted til sted.
Det er, imidlertid, ingen enkel måte å avgjøre om en operasjonell definisjon representerer det originale konseptet med tilstrekkelig presisjonsgrad. Vi må vanligvis stole på vår kunnskap i fagområdet. Skal vi ta temperaturen på huden, under armen, i munnen eller i rektum? Det beste svaret avhenger av formålet. Dersom formålet ikke er åpenbart for oss, kan vi tenke på hva vi vil gjøre når resultatet av målingen er kjent. Den ideelle måten å lage en operasjonell definisjon på er å vurdere om én foreslått operasjonell definisjon vil sette oss bedre i stand til å gjennomføre mer presise prognoser enn en annen. Dette er, imidlertid, vanskeligere og mer tidkrevende enn bare å prøve ut om ulike personer observerer omtrent det samme.
Vi kunne, for eksempel, sammenligne ulike metoder for å klassifisere barn som dyslektikere, og registrere hvilket system som mest nøyaktig forutsier barnas leseferdigheter i løpet av noen års tid. Noen ganger er denne typen undersøkelser nyttige, men ikke så ofte som vi skulle tro. Dersom to foreslåtte operasjonelle definisjoner klassifiserer et vesentlig antall tilfeller ulikt, er det lite spillerom for forbedringer. Og også i de tilfellene vil det være så mange andre variabler som påvirker resultatet, at det vil være vanskelig å oppdage om det har skjedd noen forbedring eller ikke. Siden gevinsten når en eller annen operasjonell definisjon er blitt introdusert, er så markant, og vanskelighetene med å gjennomføre ytterligere forbedringer er så store, får andre forbedringsaktiviteter vanligvis høyere prioritet. Men, det er alltid fornuftig å være åpen for overraskelser og unntak.
«Å opprettholde dagens fordeler er det samme som tilbakegang».
Måling av effektene
En mer raffinert bruk av operasjonelle meninger oppstår når vi forsøker å endre et forbedringsforslag til noe som kan bli kontrollert. Det som ofte skjer er at en gruppe samles, og forsøker å finne ut hvorfor ting går galt. Uansett hvor overbevisende forskjellige forklaringer kan virke, må vi ikke stole på gode argumenter, men derimot kun på fakta. Basert på en mulig forklaring, kan vi videre finne frem til forslag til tiltak. Og for å teste ut idéen, må vi formulere en presis forventning; hvis vi gjør A, under betingelsene B, så forventer vi å oppleve C.
Et eksempel; Ideen om at vitamintillegg i svangerskapsperioden medfører sunne spedbarn. For å prøve ut denne hypotesen må vi spesifisere hvilke vitaminer vi snakker om, i hvilken dose, over hvor lang tid, til hvilken gruppe gravide kvinner, og hvordan vi skal definere et «sunt» spedbarn. Det er ganske interessant å reflektere over at denne typen vitenskapelige analyser er tilnærmelsesvis fraværende i politikken, grunnet ulike politiske innblandinger, eller, enda mer presist, grunnet motstridende interesser mellom partier eller personer.
La oss ta et eksempel fra kriminalitetsforebygging; En mulighet er å installere videokameraer som skanner gatene. Dette kan være en god idé, men løsningen er ikke tilstrekkelig moden til å bli prøvd ut videre. Vi må først stille et antall spørsmål for å definere systemet nærmere. Nøyaktig hvordan skal vi anvende kameraene? Hvor høyt over gaten skal de plasseres? Skal de være synlige eller skjulte? Skal fotografiene bli løpende synliggjort sentralt, eller registrert på tape, eller begge deler? Dersom en hendelse inntreffer, hvilke aktiviteter skal iverksettes? Skal vi straks sende ut en politipatrulje? Eller skal vi identifisere individene, for senere oppfølging? Under hvilke forhold skal systemet testes ut? Skal det prøves ut i sentrum? Eller i utkantstrøk? Skal det fungere i godt belyste gater? Hvilken type forbrytelser kan vi forvente å forhindre? Narkotikalanging? Biltyveri? Vold? Hvordan vil vi vurdere om det fungerer? Mener vi at vi vil redusere kriminaliteten med å gjennomføre dette i tillegg til eksisterende forbyggende aktiviteter? Eller mener vi, ikke minst med tanke på dagens begrensede ressurssituasjon, at videoovervåkingsmetoden kan erstatte eksisterende metoder? Som øking av politistyrken, hyppigere patruljer, bedre belysning, o.s.v.? Skal vi måle antall rapporterte hendelser? Eller antall dommer? Er det suksess eller fiasko dersom kriminaliteten forflytter seg til et annet sted? Dersom den valgte målemetoden viser forbedringer, er dette på grunn av publisiteten rundt prosjektet, eller på grunn av videokameraene?
«Jeg er ikke mer intelligent enn andre. Jeg tør bare beholde tvilen litt lenger» (Albert Einstein).
Tålmodige spørsmål
Når vi stiller så mange spørsmål kan vi virke som statistikere som gjør ting vanskeligere enn de egentlig er. Heldigvis er de fleste ledelsesproblemene mindre kompliserte enn kriminalitetsproblemet. Poenget er at en abstrakt idé aldri kan bli prøvd ut. Vi kan prøve ut om forutsigelsen at godt utprøvd videokamerasystem under visse betingelser vil redusere visse kriminalitetsparametre. Dersom testen vår viser bedring, har vi fått idéen til å fungere. Hvis ikke, kan fortsatt idéen være god, men må operasjonaliseres på en annen måte. For eksempel kan vi anvende et annet antall kameraer, eller bruke dem i et annet strøk.
Dette er enda et eksempel på Deming-syklusen, jfr. figur 1.
En bedre teori
Når en idé er blitt gitt en operasjonell definisjon, blir det en «teori», på den vitenskapelige måten dette diskuteres i forbindelse med «den vitenskapelige metode». Teorien kan bli brukt for å fremføre nye forutsigelser. Og, dersom forutsigelsene stemmer, kan teorien bli akseptert. Dette innebærer ikke at vi tror på teorien ukritisk, uten å stille overraskende spørsmål, men derimot at vi anvender den inntil vi før eller senere oppdager en teori som er enda bedre.
«Uten en egen teori kan vi bare kopiere fra andre» (W. Edwards Deming).
Det neste steget er å se etter forventninger, så vi forstår bredden av betingelser som finnes.
Vi forstår ikke en teori, dersom vi ikke forstår når den ikke vil fungere. En forklaring som ikke er uttrykt i operasjonelle termer bidrar ikke til at vi lærer noe nytt, for en slik forklaring kan aldri motbevises. Selv om idéen om operasjonell mening er nyttig og enkel, kan den resultere i problemer dersom den introduseres uten tilstrekkelig kunnskap.
Langsomt og riktig
Dette er fordi enhver som ikke forstår hvorfor det er nødvendig, vil synes at vi er unødvendig spesifikke og detaljerte, og at vi ignorerer det som virkelig betyr noe. Når, for eksempel, noen har tenkt hardt og lenge på et problem, og kommet opp med en kreativ løsning, kan det virke følelseskaldt og forsinkende å stille så mange spørsmål, og å insistere på presise definisjoner og grundig utprøving. Dette er spesielt vanskelig i det rådende forretningslivet, der feiltrinn forventes håndtert av kontante tiltak og effektivt lederskap.
En nyttig metode kan være å si «denne idéen er så betydningsfull at den fortjener omhyggelig vurdering». Dette vil være både sant og taktisk, og skulle også hindre for såre følelser.
Selv om vi må understreke nødvendigheten av å definere nøyaktig, og å gjennomprøve hver nye idé grundig, må vi finne balansen. En av feiltagelsene ved vårt tidligere utdanningssystem var å presentere kunst og de menneskelige vitenskapene («humaniora») som de kreative fagene, og de naturvitenskapelige vitenskapene som kalde og disiplinerte (noen mener at Norge befinner seg i denne situasjonen i dag, red.anm.). Dette var en misforståelse. Spør en ballettdanser om disiplin er nødvendig. Eller en fysiker om gleden over å oppdage noe nytt. All læring springer ut fra et levende partnerskap mellom kreativitet, oppfinnsomhet og fantasi, på den ene siden, tålmodighet, varsomhet og disiplin på den annen.
Slik anbefaler Suarez at vi setter nye idéer ut i livet.
Referanser
-----------------
Noen definisjoner
Operasjonell mening
presis, repeterbar beskrivelse
Operasjonell definisjon
presis, kommuniserbar, repeterbar spesifikasjon
Teori
berettiget(e), systematisk(e) påstand(er) eller prinsipp(er)
«Den vitenskapelige metode»
en empirisk læringsteori basert på faktainnsamling og analyse
-----------------
Stein Smaaland er faglig ansvarlig for seksjonen «Ledelse og kvalitet». Etter sine studier på Universitetet i Oslo (cand.real.) og Bedriftsøkonomisk Institutt (bedriftsøkonom) ble Sentralinstitutt for Industriell Forskning (nå: SINTEF) et springbrett for mer kommersielle lederposisjoner. De siste årene har Smaaland hovedsakelig arbeidet med ledelsesrådgivning og styrearbeid.
stein.smaaland@sys.no www.sys.no
www.logistikk-ledelse.no© 2004
