Hver dag forlater tusenvis av lastebiler terminalene rundt om i Norden. Diesel, bompenger, parkering, AdBlue, reservedeler, et gjennomsnittlig vogntog generer en mengde utgifter hver eneste uke, sammen med tilsvarende mange papirkvitteringer. For de aller fleste transportselskaper er det en av de siste analoge prosessene i en ellers digitalisert virksomhet, og den koster mer enn man tror.
Kvitteringer som forsvinner underveis
Den som har jobbet i transportbransjer vet hvordan det ser ut, kvitteringer som ender opp i hanskerommet, i jakkelommen eller i en plastikkpose som leveres inn ved månedsskiftet. Noen ganger utydelige eller uleselige, noen ganger helt borte.
Ingen blir sjåfør fordi de elsker administrasjon, men hver eneste tapt kvittering utgjør en mistet mulighet til fratrekk av merverdiavgift, og det blir raskt til store beløp i en større flåte med kjøretøy ute på veien.
Et analogt problem i en digital bransje
Transportbransjen har gjennomgått en omfattende digitalisering de siste årene. Optimalisering av ruter, elektroniske fraktsedler, GPS-sporing i sanntid, det meste skjer nå digitalt, men akkurat håndteringen av utgifter henger merkelig igjen i en analog virkelighet hos mange selskaper.
Det beror delvis på bransjens struktur, sjåførene er ute på veien, ofte langt unna kontoret. De betaler på ulike stasjoner, legger ut for bompenger i forskjellige land, kjøper reservedeler ved uplanlagte stopp, og hver transaksjon genererer en kvittering som må dokumenteres.
Løsninger som å ta bilde av kvitteringen med mobilen og sende den til kontoret fungerer i teorien, men i praksis faller mange av likevel. Bilder blir utydelige, e-poster mangler referanse, det finnes ikke tid til oppfølging og så videre.
Hva koster problemet egentlig?
Kostnadene kan deles inn i tre nivåer:
Den første er direkte økonomisk tap
Kvitteringer som mangler betyr at merverdiavgift ikke kan kreves tilbake. Drivstoff er en av de aller største utgiftspostene for et transportselskap, og merverdiavgiften ved hver fylling av drivstoff som ikke kan dokumenteres, er tapte penger.
Den andre er administrativ tid
Å manuelt avstemme kontoutdrag med fysiske kvitteringer, følge opp manglende dokumentasjon og korrigere feilaktige poster tar tid, tid som kunne vært brukt til virksomhetsutvikling istedenfor å jakte på papir.
Den tredje er manglende kostnadskontroll
Når det tar tre uker før transaksjonen synes i regnskapet, mangler transportledelsen sanntidskontroll på utgiftene sine. Det gjør det vanskelig å oppdage avvik, sammenligne kostnader mellom kjøretøy eller ta raske beslutninger om for eksempel ruter eller drivstoffstrategier.
Det neste trinnet i digitaliseringen
Løsningen som alt flere transportselskaper velger er å eliminere papirkvitteringen helt. Ved å sørge for at sjåførene har bedriftskort knyttet til en digital plattform, registreres hver transaksjon automatisk i sanntid. Transportlederen ser direkte hva som er kjøpt, hvor og av hvem, uten at et eneste papir må sendes inn.
Kortsystem med digital håndtering av utgifter har eksistert lenge innenfor tjenestesektoren, men tilpasning til transportbransjens spesifikke behov – med desentraliserte innkjøp, internasjonale transaksjoner og høye transaksjonsvolum – har kommet senere. Fordelen er at teknikken nå er utprøvd og enkel å implementere, uavhengig av flåtestørrelse.
Et spørsmål om konkurransekraft
I en bransje med pressede marginer, der drivstoff, lønnskostnader og forsikringer utgjør de store kostnadspostene, kan det være fristende å avskrive håndtering av kvitteringer som en detalj, men selv de små detaljene har en evne til å få store konsekvenser over tid.
Et transportselskap som taper penger til MVA hver måned, bruker unødvendig tid på administrasjon og tar beslutninger basert på utdaterte opplysninger, bygger opp en strukturell kostnadsbase som over tid reduserer konkurransekraften. Når transportkjøpere stiller alt høyere krav til transparens og kostnadseffektivitet, har man helt enkelt ikke råd til å la den siste analoge biten være igjen.
BREAKING