4

Bilder

– Tilgjengeligheten på våre produkter ligger nå gjennomsnittlig på 98,5 til 99,5 prosent for hele sortimentet. Vi ligger dessuten 33 prosent lavere i lager enn hva det ville ha ligget på i dag dersom vi hadde fortsatt med samme turnover som før vi tok i bruk innkjøpssystemet, sier Glenn Jarle Eriksen. Foto: Ellen Harbo

Harmonie Norge AS er en eksklusiv leverandør av høykvalitets dører og vinduer til utvalgte kjedeaktører i byggevarebransjen. Selskapet er lokalisert på Borgeskogen i Stokke med Nordens største dørlager på 9.500 kvm der de også har egenproduksjon av garasjeporter.

I 2015 ble Glenn Jarle Eriksen ansatt som logistikksjef og to år senere overtok han som daglig leder. Sammen med selskapets hovedeier, Marcus Ødegaard, utviklet de en strategi for å rigge selskapet for fremtidig vekst.

Mange manuelle prosesser

Utfordringen var imidlertid at de fleste arbeidsprosesser på lageret, samt planlegging av innkjøp, innkjøps- og lagerprosesser var manuelle og arbeidskrevende. Med planer om vesentlig økt omsetning ble det helt nødvendig å få kontroll på kapitalbinding og leveringsevne. Samtidig måtte effektiviteten i manuelle prosesser økes betraktelig. Eriksen så at nøkkelen til suksess lå i først å få kontroll på leveringsevnen samtidig som kapitalbindingen ble optimalisert, det vil si full kontroll på innkjøp og lagerbeholdning. Sammen med Ødegaard så han at dette kunne utløse betydelige potensialer og senere bane veien for – og endog betale for – et WMS-prosjekt.

For noen år siden ble det inngått en avtale med Inventory Investment AS om implementering av det skybaserte Supply Chain Planning-/ innkjøpssystemet fra Blue Ridge. Løsningen er et ekspertsystem som løpende får tilført data fra selskapets ERP-system, Multicase.

– Når vi først skulle innta en rolle som eksklusiv, up market leverandør av høykvalitets vinduer og dører til våre kunder, var det svært viktig for oss å oppnå en ekstremt bra tilgjengelighet. Samtidig var vi helt avhengige av å holde kapitalforbruket på et minimum slik at vår arbeidskapital kunne pløyes inn i videre vekst og ikke inn i unødvendig lagerbygging, sier Eriksen. – Vi var også meget bevisste på at vi ikke kunne ta oss råd til å fortsette med å bruke mye tid på manuelle arbeidsprosesser, så verktøyet vi valgte måtte i tillegg kunne la oss vokse med radikalt mindre ressursbruk, legger han til.

Oppnåelse av forretningskritiske mål

Sammen med Sverre Rosmo, daglig leder i Inventory Investment, satte Eriksen og Ødegaard Rosmo opp et business case hvor sentrale effekter ble modellert inn for de kommende årene. Forhold som forbedringer i produkttilgjengelighet, lagerreduksjon, redusert ressursbruk samt effekt av mer lønnsomme innkjøp, var sentrale parametere.

– Det er forbausende å se i hvor stor grad business-caset har slått til gjennom disse årene, sier Eriksen. – Vi har i disse årene sett at alle ønskede effekter har slått til ved bruk av løsningene fra Blue Ridge. Vi har en tilgjengelighet på våre produkter som er ekstremt bra, den ligger nå gjennomsnittlig på 98,5 til 99,5 prosent for hele sortimentet. Vi ligger dessuten 33 prosent lavere i lager enn hva det ville ha ligget på i dag dersom vi hadde fortsatt med samme turnover som før vi tok i bruk innkjøpssystemet og rådene fra Inventory Investment. I en periode med svært kraftig vekst, har dette tilgjengeliggjort minst 15 millioner kroner i kapital, som har vist seg helt avgjørende for vår suksess. Denne finansielle friheten har gjort det mulig for oss å ha et enda bredere og mer komplett sortiment og dermed ytterligere understøttet vår strategi.

De syv innkjøpstrinnene

Avanserte løsninger for Supply Chain Planning og innkjøp skal ikke være kompliserte å lære. Derfor benytter Inventory Investment en tilnærming til innkjøp som kalles de syv innkjøpstrinn. Sverre Rosmo forklarer at det dreier seg ganske enkelt om:

1. Etterspørselsprognostisering: Vi lar systemet finne ut hva kundene normalt kommer til å kjøpe i fremtiden

2. Ledetidsprognostisering: Selv om leverandøren oppgir en ledetid, er det ikke alltid den holdes. La oss fange den forventede ledetiden og -variasjonen, slik at systemet kan ta hensyn til det i sine beregninger av sikkerhetslager, leveringsplaner og ordrekalkulasjoner.

3. Servicegradoptimering: La systemet hjelpe til med å sette fornuftige servicegradmål som stemmer med dine prioriteringer og minimerer kostnadene.

4. Bestillingsstrategi: Ta hensyn til alle logistiske og kommersielle betingelser slik at systemet kan lage optimale bestillinger hvor økonomiske resultater maksimeres og du får et perfekt sammensatt lager.

5. Daglige bestillinger: La systemet finne ut når du skal bestille fra en leverandør, hvilke varer som skal være med på bestillingen og sørge for at alle betingelser er oppfylt, for eksempel smart fylling av containere eller fulle biler.

6. Spesialbestillinger: Beveg deg fra fokus på små detaljer (det kan jo systemet håndtere for deg) til å planlegge uvanlige behov (kampanjer, prosjekter, investeringskjøp) frem i tid.

7. Validering av bestilling: Systemet lager en ferdig optimert bestilling. Etter et raskt blikk på nøkkelpunktene og kan bestillingen bekreftes.

– Denne systematikken er velprøvd og benyttes av tusenvis av innkjøpere verden over, sier Rosmo.

Glenn Jarle Eriksen forteller at logistikken deres består av en mengde variabler og ting endrer seg ofte raskere enn man kan henge med på.

– Dette gjaldt særlig for måten vi jobbet på før vi tok i bruk løsningen og jeg ser ikke hvordan vi skulle taklet dette i dag uten denne. De syv innkjøpstrinnene er en veldig god visualisering av et ellers temmelig komplekst felt. Det gjorde at det var veldig enkelt for oss å få tak i hva dette dreide seg om og dermed komme raskt i gang og høste resultater, sier Eriksen.

Profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen

Rosmo forteller at Inventory Investments innkjøpsløsninger lar kundene automatisere veldig mange av sine prosesser. – Det medfører at når systemet har fått satt sine parametere og målsettinger, skapes det et underlag for å frigi tid – tid som vi er veldig opptatt av skal benyttes til å ytterligere profesjonalisere innkjøpsfunksjonen, ja faktisk gjøre innkjøp til en destinasjon for de ansatte og et ressurssenter for hele bedriften.

– I et av nyhetsbrevene fra dem stod det litt spøkefullt, at den late innkjøperen er den beste innkjøperen, sier Eriksen. – Meningen med dette var nok at de ville at vi skulle fokusere på korrekte parametere og dernest behandle de avvikene systemet presenterer. Vi har tatt dem helt bokstavelig og jobber i dag helt «etter boka». Det vil si at vi til punkt og prikke følger deres anbefalte rutinebeskrivelser. Det betyr at de ressursene vi tidligere benyttet til innkjøp ble overflødige – det er faktisk jeg selv som kjøper inn hele artikkelbredden vår. Systemet overvåker selv om det er nødvendig å kjøpe, hva som skal kjøpes. Og jeg vet at kvantitetene som foreslås både treffer etterspørselen og maksimerer vår fortjeneste.

Tett samarbeid

Nettopp det at tid frigis og at innkjøpsfunksjonen dermed kan profesjonaliseres er et kjernepunkt som Rosmo forteller de jobber hardt for at alle kunder skal oppleve. Derfor har de planmessige opplæringsprogrammer for brukere deres som skal løfte dem til mer kraftfull og avansert bruk av systemet utover det å arbeide med prognoser og daglige innkjøp.

– Vi har i disse årene fått stifte bekjentskap med deres konsulenter og opplæringsprogram. Vi har både gjennomgått deres Champion-programmer og tatt sertifiseringer. Men jeg vil også fremheve at konsulentene er ekstremt kapable og genuint interesserte i våre problemstillinger. Gjennom deres analyser har vi blitt klar over ting som bør justeres og raffineres, og ikke minst har vi fått tilgang på nye rapporter og analyser som har skapt ytterligere verdi. Blant annet har vi fått en mye klarere oversikt over vår forsyningskjede; faktisk helt tilbake til våre leverandører, som vi da kan jobbe enda tettere med og dermed sikre fremtidige leveranser på en mye mer elegant og automatisert måte, sier Eriksen.

Abonner på din egen utgave av Logistikk & Ledelse