Biblioteksentralen:

Nye lagerautomater spares inn på bare ett års drift

Daglig etterforsynes norske biblioteker med to til tre tusen bøker fra lageret til Biblioteksentralen på Ensjø i Oslo. For å effektivisere plukket gikk selskapet i fjor høst til anskaffelse av to nye lagerautomater. Investeringskostnaden på ca. halvannen million kroner blir spart inn på bare ett års drift.

Etter noe innledende skepsis og misnøye er BS-medarbeiderne nå positive til de nye lagerautomatene. Line er godt fornøyd med de enkle skjermbildene og hjelpen hun får av LogiPointer laserlyset til å plukke riktig.
Etter noe innledende skepsis og misnøye er BS-medarbeiderne nå positive til de nye lagerautomatene. Line er godt fornøyd med de enkle skjermbildene og hjelpen hun får av LogiPointer laserlyset til å plukke riktig. Foto: Henning Ivarson
Publisert Oppdatert

Bibliotekenes Hus

Biblioteksentralen SA er morselskap for BS konsern som leverer produkter, løsninger og tjenester til bibliotek, skoler og andre offentlige institusjoner og er samlet den ledende leverandør innenfor sine markedsområder.

Biblioteksentralen SA (BS) har røtter tilbake til 1902 og etableringen av Folkeboksamlingens Ekspedisjon. BS er leverandør av bøker og alle typer medier, katalogdata, elektroniske tjenester, alarm- og sikkerhetsløsninger og publikasjoner til bibliotekene. BS har anbudsavtaler om salg av bøker/medier og katalogdata til et stort flertall av norske kommuner. Selskapet er eid av brukerne; kommuner, fylkeskommuner, KS og Norsk Bibliotekforening, og omsatte i 2014 for 132 millioner kroner.

BS Undervisning AS ble etablert i 2006 som BS Norli Skole AS og leverer i hovedsak lærebøker til grunnskoler og videregående skoler. Det er i dag et heleid datterselskap av BS og omsatte i 2014 for 448 millioner kroner.

Norsk Bibliotektransport AS (NBT) har 37 biler og eget nettverk over hele landet bortsett fra de tre nordligste fylkene. Selskapet besørger transport både fra BS til bibliotekene og mellom disse og omsatte i 2014 for 64 millioner kroner.  I 2013 kjøpte BS 51 prosent av aksjene i NBT, og ble fra nyttår heleid av BS.

Bibliotekenes IT-Senter AS (Bibits) er den største IT-leverandøren på det norske bibliotekmarkedet med nærmere 1.700 installasjoner. Selskapet er eid 50/50 av Biblioteksentralen og Forlagssentralen og omsatte i 2014 for 36 millioner kroner.

BS Eurobib AS er et interiør- og designselskap som leverer møbler og materiell til norske biblioteker og andre institusjoner i tillegg til private bedrifter. Selskapet er eid 50/50 av Biblioteksentralen og svenske Lammhults Bibliotekdesign AB og omsatte i 2014 for 29 millioner kroner.

Alle selskapene er lokalisert i Bibliotekenes Hus på Ensjø i Oslo. Denne bygningen er nå solgt og i 2017 skal virksomhetene flyttes til Brobekk.
Alle selskapene er lokalisert i Bibliotekenes Hus på Ensjø i Oslo. Denne bygningen er nå solgt og i 2017 skal virksomhetene flyttes til Brobekk. Foto: Henning Ivarson

Selv om enkelte av hovedstadens lokalpolitikere på tampen av fjoråret vurderte å skrinlegge byggingen av det nye praktbygget til Deichmanske bibliotek i Bjørvika, er nordmenn flest svært glade i sine lokale biblioteker. Men utviklingen går i retning av at de i stadig større grad er blitt viktige sosiale møteplasser med ulike kulturelle tilbud fremfor den tradisjonelle utlånsvirksomheten av bøker, musikk og filmer.

Biblioteksentralen SA (BS) er den dominerende leverandøren av alle typer utlånsmedier til norske bibliotek. Selskapet hadde 60 års jubileum for noen år siden, men har røtter tilbake til 1902 og etableringen av Folkeboksamlingens Ekspedisjon. Virksomheten var i mange år drevet av J. M. Stenersen Forlag, men på grunn av samarbeidet dette hadde med Nasjonal Samling under krigen ble det løsrevet og opprettet som et eget selskap ved kongelig resolusjon i 1952 med oppgave å sørge for bøker til norske biblioteker.

I mange år overførte norske kommuner et fast månedlig beløp til BS, men etter kommunereformen på 80-tallet har selskapet operert i konkurranse bokhandlerkjedene.

– I dag er dette en veldig anbudsstyrt bransje. Vi har stor markedsandel og er veldig spesialisert på dette markedet som er en relativt liten nisje, forteller økonomi- og driftsdirektør Hans A. Vigen i BS.

 

Tilbyr mange tjenester

BS har en stor avdeling som katalogiserer alt som utgis i Norge. Dette arbeidet er basert på et internasjonalt klassifiseringssystem og fagbøker og sakprosa som sendes ut blir derfor utstyrt med en ryggetikett med et unikt nummer.

Selskapet tilbyr også å gjøre bøkene utlånsklare og utstyre dem med et slitesterkt plastomslag, nummertrykk eller RFID-brikker, noe mange bibliotek velger å benytte seg av.

BS tilbyr også bibliotekene en rekke andre produkter og tjenester som blant annet sikkerhetssystemer, innleverings- og utlånsautomater, IT-løsninger og komplette innredninger.

Ikke minst er BS også en stor leverandør av lærebøker, primært til grunnskole og videregående skole. Den satsingen startet i 2006 gjennom et samarbeid med Norli Gruppen, men foregår i dag gjennom det heleide datterselskapet BS Undervisning AS.

BS er også engasjert transportvirksomhet.

– Det er slik at hvis det lokale bibliotek ikke har boken brukeren etterspør er de pliktig til å låne den inn den fra et annet bibliotek. I løpet av et år blir hele 750.000 bøker lånt mellom biblioteker og de skal ikke bare transporteres én vei, de skal jo tilbake også, forteller Vigen, som legger til at BS lenge hadde et eget selskap som konkurrerte med det langt større Norsk Bibliotektransport (NBT). For to år siden kjøpte BS 51 prosent av NBT og fra nyttår ble det heleid av BS.

 

Måtte rasjonalisere

Vigen er godt tilfreds med at BS har lyktes bra med satsingene på skolebøker og transport. Kanskje spesielt fordi kjernevirksomheten fra gammelt av – å selge bøker til bibliotekene – har stagnert som følge av bibliotekenes begrensede budsjetter.

– De har i en årrekke brukt 140 millioner i året i innkjøp av bøker, så reelt sett har det vært en nedgang fra år til år, fastslår han.

Av denne summen går 25 millioner til anskaffelse av tidsskrifter som formidles av Norsk Bibliotekforening, og av de resterende 115 millionene anslår Vigen at anskaffelser for rundt 90 millioner kroner går gjennom BS.

– Vi har dermed en ganske stor markedsandel, men for at vi skal kunne overleve på sikt måtte vi effektivisere driften, fastslår han.

Da han begynte i BS hadde selskapet opp mot 50.000 bøker på lager. Svært mange av dem stod i "småvarereoler" omtrent som i et bibliotek, og plukket ble foretatt helt manuelt. Fra sitt tidligere virke i BilXtra-kjeden til Sørensen & Balchen kjente han godt til lagerautomater, og interessen for slike ble vekket da han fikk vite at slike var i bruk hos den nederlandske biblioteksentralen.

– Jeg fikk imidlertid ikke regnestykket til å gå opp med litt kjapp hoderegning, men et par år senere så jeg lagerautmater i drift også hos danske Biblioteksmedier. Da begynte jeg å regne ordentlig på det og fant det svært interessant.

Økonomi- og driftsdirektør Hans A. Vigen er godt fornøyd med de ulike logistikkløsningene i Biblioteksentralen SA og forteller at de har fått god hjelp av den innleide konsulenten Frode Reksten som har vært en god sparringpartner rundt flere av disse.
Økonomi- og driftsdirektør Hans A. Vigen er godt fornøyd med de ulike logistikkløsningene i Biblioteksentralen SA og forteller at de har fått god hjelp av den innleide konsulenten Frode Reksten som har vært en god sparringpartner rundt flere av disse. Foto: Henning Ivarson

 

Planlegger å tilby 3PL-tjenester

Inntil Biblioteksentralen bestemmer seg for en riktig inndeling med esker i plast, benyttes esker i papp som er laget av i-Pack i Sarpsborg.
Inntil Biblioteksentralen bestemmer seg for en riktig inndeling med esker i plast, benyttes esker i papp som er laget av i-Pack i Sarpsborg. Foto: Henning Ivarson

For ikke lenge siden tok medarbeiderne på lageret til BS i bruk to av SSI Schäfers Logimat lagerautomater, levert av Lager & Industrisystemer. Begge er ca. fire meter brede med åpning i toppen og som strekker seg ca. fem meter ned i etasjen under. De ble anskaffet for å øke plukkeffektiviteten og dermed også for å bidra til kortere leveringstider.

Midt under anskaffelsesprosessen besluttet selskapet å selge den ærverdige bygningen som kalles Bibliotekenes Hus og som ligger på en liten høyde med flott utsikt over det tidligere industriområdet på Ensjø hvor stadig flere nye bolighus nå settes opp. Utvilsomt en av kremtomtene i dette området og økonomidirektøren er da også svært fornøyd med salgssummen.

Beslutningen om å selge bygget satte imidlertid ingen stopper for investeringen av de to nye lagerautomatene som raskt blir god butikk for BS. Inklusiv programvare, ombygging og installasjon runder Vigen den oppover til ca. halvannen million kroner.

– Investeringen vil bli spart vi på ett års drift ved at vi har redusert bemanningen med tre årsverk gjennom naturlig avgang. Når vi flytter til neste år vi vil ha hatt halvannet års drift med automatene i dette bygget og ha gått i null og vel så det.

Automatene blir naturligvis med på flyttelasset til Brobekkveien 80 hvor det vil bli tilrettelagt for ytterligere to lagerautomater. DA vil BS også ha skaffet seg verdifull erfaring med driften av Logimatene og vil være klare til å integrere dem enda tettere i verdikjeden.

– De to vi har er tilstrekkelig til BS, men det kan hende at for eksempel Norsk Bibliotektransport har behov eller at vi skal drive lagertjenester for leietakere. Vi kan både drifte lager og utøve transportvirksomhet så slikt sett ligger det godt an for oss å tilby 3PL-tjenester, sier Vigen.

 

Alt skal inn – etter hvert

Det er mye som skjer hos BS for tiden. Selskapet er blant annet midt oppe i en større oppgradering av sitt ERP-system Microsoft Dynamics AX og dette påvirker også bruken av automatene som foreløpig bare er fylt opp med ubehandlede bøker. Årsaken er at det er adskillig enklere å utvikle integrasjonen mellom ERP-systemet og Sharksystemet som styrer Logimatene i den nye versjonen av AX som skal tas i bruk 1. februar.

– Så foreløpig fungerer de nærmest som et råvarelager før bøkene blir plastet?

– Ja, det er riktig, men når vi er over på ny IT-plattform skal alt inn i automatene i løpet av våren, opplyser Vigen, som legger til at de sender ut opptil to, tre tusen bøker per dag og som altså fortsatt en stund fremover må håndplukkes fra de mange reolene på lageret.

Vigen har også tidligere erfaring fra Cappit som var eksperter på håndterminaler, og han forteller at de en stund vurderte å ta i bruk slike. Men han fikk ikke kost/nytte til å gå opp og BS valgte derfor å hoppe over denne teknologien og i stedet fortsette med dagens papirbaserte plukklister frem til alt ligger i automatene.

– Har dere rukket å bli varme i trøya med både Shark og lagerautomatene?

– Det er ikke til å legge skjul på at det har vært litt skepsis og misnøye, og i ettertid ser vi at ledelsen nok kunne ha håndtert prosjektet litt bedre med omorganiseringen. Nå er det imidlertid mye positivitet og involvering å spore, sier Vigen.

 

Mesteparten er ordrestyrt

På spørsmål om Biblioteksentralens egne bokanskaffelser, svarer Vigen at det aller meste er styrt ut fra hva kundene har bestilt.

– Men for å være leveringsdyktige plukker vi ut de 50 til 70 største titlene i hver sesong og som vi skal ha på lager. Disse vil aldri bli lagt inn i automatene og plukkes i stedet direkte fra pall, forteller Vigen, som legger til at også de opererer i en bransje av ferskvarer. Barnebøker holder seg lenge, men en vanlig skjønnlitterær bok lever i maksimalt seks uker. Etter det selger de knapt noen eksemplarer av den.

– Da jeg begynte her hadde vi som nevnt et lager på rundt 50.000 bøker. Etter å ha gjennomført store ukurans-nedskrivninger er det nå redusert til rundt 10.000 og kanskje opptil til 15.000 på høsten. Men jeg synes fremdeles det er for mye. Målet er å ha toppen tre, fire tusen bøker som bare skal være bestselgere. Alt det andre skal kjøpes inn på forespørsel, sier Vigen, som poengterer at han ikke er tilhenger av å kjøpe inn på spekulasjon.

– Våre innkjøpere tar hele tiden pulsen på markedet og vet hva som går, fastslår han.

– Har bibliotekene noen kulturpolitiske føringer om for eksempel alltid å ha klassikere tilgjengelige?

– Nei, de styrer fullt og helt sine egen samlinger. Tidligere fikk bibliotekene tilsendt en bokkasse som de skulle se gjennom og så beholdt de noen og sendte resten i retur. Sett fra en logistikers synspunkt var det veldig lite rasjonelt. For drøyt ti år siden innførte vi et medievalgsystem hvor vi står for mesteparten av innkjøpene, og de selv beholder en mindre pott til innkjøp av lokalhistorikk og annet. Det er det mange som benytter seg av. Det har tatt skrevet doktoravhandlinger på bibliotekinnkjøp, men selv om de aller fleste bibliotekene tror de er unike, så er de forbløffende like, avslutter Hans A. Vigen.

Fra varemottaket i Biblioteksentralen. I dag meldes dette i Microsoft Dynamics AX som sender melding til Shark og som på sin side melder tilbake til AX når varen er plukket. Når alt er lagt inn i automatene er planen å legge hele varemottaket direkte i Shark som er den vanligste løsningen.
Fra varemottaket i Biblioteksentralen. I dag meldes dette i Microsoft Dynamics AX som sender melding til Shark og som på sin side melder tilbake til AX når varen er plukket. Når alt er lagt inn i automatene er planen å legge hele varemottaket direkte i Shark som er den vanligste løsningen. Foto: Henning Ivarson