3

Bilder

– Logistikksystemet forenkler ordreregistrering og transportplanlegging mot individuelle ordretorg, sier Sindre F. Kristiansen (t.v.). Her sammen med Tom Erik Fjellhaug som tar seg av fakturering og avregning.

Av Henning Ivarson 26. januar 2015 13:32

Per E. Kristiansen AS (PEKAS) ble grunnlagt i 1959 og har et godt renommé i transportmarkedet. Bedriften holder til i et nytt administrasjonsbygg med fryse- og kjølelager på Rudshøgda. PEKAS har 40 ansatte og 14 biler mens datterselskapet Gudbrandsdal Frakt (GDF) på Otta har åtte biler og 15 ansatte. Selskapene har faste distribusjonsruter i Hedmark, Oppland, Akershus, Vestfold og Oslo. I 2013 omsatte PEKAS for 55 millioner kroner og GDF for 15 millioner.

Da PEKAS startet jakten etter et nytt logistikksystem ble det først kjørt en forprosjekteringsfase der selskapet definerte systembehov. Kravet var at systemet skulle ha et åpent brukergrensesnitt.

– Vi satt igjen med to tilbydere. Den ene var vårt gamle forretningssystem og Hogia Unitech Systems. I 2013 valgte vi det modulbaserte logistikksystemet UniTrans fra Hogia Unitech Systems, samt Transportnett på PDA og EDI. De har en åpen plattform som kommuniserer med et hvilket som helst forretningssystem, sier Kristiansen.

Logistikksystemet gikk på lufta for et drøyt år siden og begynner nå å bære frukter.

– Konkurransen i transportmarkedet er tøff og marginene små. Skal vi vinne markedsandeler må vi være i forkant med bruk av moderne transportadministrative systemer, sier Kristiansen.

– Med UniTrans ivaretar vi interessene til våre kunder på en god måte. De kan hente ut statistikker, fakturaunderlag, PDA-underskrifter og spore opp gods på en rask og presis måte.

Logistikksystemet UniTrans som PEKAS benytter, inneholder alt fra booking av ordrer med ordretorg, ordre- og fraktbrevregistering, etterregistrering av ordrer og ordremaler. Det omfatter også POD, e-post, SMS, bil- og turtildeling og avregning for bileiere. Systemet har også statistikker og egen rapportmodul i tillegg til ledelsesinformasjon, prismatriser og sonetabeller, bil- og turregnskap og integrasjon til regnskap med økonomisystemet Uni Micro.

– Logistikksystemet forenkler ordreregistrering og transportplanlegging mot individuelle ordretorg, sier Kristiansen, og legger til at dokumenter kan lagres og knyttes mot kunde, ordre eller bileier. Disse kan hentes frem ved å søke på kundens spesifikke dokumenter. Dokumentmodulen kan også knyttes til skanning av fraktbrev, korrespondanse og andre dokumenter.

Skanning av fraktbrev skjer fortløpende inn i systemet og knyttes automatisk til ordrer i UniTrans. En egen arkiveringsløsning gjør det enkelt å finne tilbake til innskannede fraktbrev.

– Det gjør lagring av fraktdokumenter enklere. Med bil- og sjåførdisponering får befrakterne til enhver tid oversikt over tilgjengelige ressurser, sier Kristiansen.

KundeWeb vil øke servicen overfor selskapets kunder.

– Når de logger seg inn med eget brukernavn og passord, kan de hente ut oppslag på skannede dokumenter og hente ut statistikker. På den måten kan vi følge ordreprosessen og leveringskvaliteten på en optimal måte, sier Kristiansen. Han legger til at selskapets samarbeidspartnere ennå ikke har tatt i bruk KundeWeb, men at dette vil skje i løpet av kort tid. – Vi har brukt mye tid på å tilpasse web´en internt. Når systemet er fullt utbygd vil over 90 prosent av ordreflyten skje elektronisk.

Kristiansen kan fortelle at tre superbrukere hos PEKAS og GDF nå tester ut en PDA-løsning fra Transportnett.

– I løpet av året vil alle sjåfører få tildelt egen håndholdt terminal. Vi tar da skrittet fra manuell til elektronisk ordrehåndtering. Når sjåførene kommer frem til kunde signerer vedkommende for mottatt vare i PDA-displayet. Deretter overføres informasjonen elektronisk til kontoret som kan fakturere kunden omgående. Dette vil spare oss for mye papirhåndtering. Oppdager sjåføren et ordreavvik, kan han aksjonere der og da ved blant annet å etablere et eget avvik på oppdraget.

På spørsmålet om hvordan befraktere og sjåfører har stilt seg til overgangen fra manuell punching av ordre til helautomatiserte funksjoner i UniTrans og Transportnett, svarer Kristiansen at de har vært delte, men at de fleste medarbeidere så fordelene med en gang.

– Tiltakene vi har iverksatt var nødvendig for å øke konkurransekraften i markedet. Logistikksystemet har hevet kvaliteten på våre transportoppdrag og strømlinjeformet kommunikasjonsrutinene mellom befraktere, sjåfører og samarbeidspartnere. Vår oppgave er å sikre den beste fremføringen av varer til våre kunder. Hogia Unitech Systems har spilt en avgjørende rolle for å nå denne målsetningen. Samarbeidet med systemleverandøren har til nå fungert meget bra. Har vi stått overfor utfordringer, har de enten løst det på Internett eller ved personlig fremmøte, avslutter han.