Historiker med utstrakt sans for effektiv logistikk

I tillegg til sin akademiske bakgrunn som historiker har avdelingsleder Terje Haram ved Bergen Byarkiv utstrakt sans for effektiv logistikk. Han var ansvarlig for planleggingen av byarkivets «State of the Art»-anlegg inne i Fløifjellet som nå studeres og lovprises av kollegaer fra hele verden.

Henning Ivarson Bergen

Tenk på alle fagetatene som finns i en stor norsk by, og forsøk å forestille deg mengden av dokumenter som genereres av både det politiske arbeidet og ikke minst fra forvaltningen innen eksempelvis bygg og eiendom, helse og sosial, kunst og kultur, skole og ligningsvesen. Alt skal lagres på en trygg og sikker måte for kommende generasjoner, og mye av arkivmaterialet må dessuten ofte finnes frem og stilles til disposisjon i forbindelse med eksempelvis offentlig eller privat saksbehandling.

I utlandet har de fleste byer et sentralt byarkiv, men her i landet finner man slike bare i Oslo, Stavanger, Trondheim og Bergen. I andre byer lagres dokumentene enten lokalt hos den enkelte faginstans eller gjennom interkommunale arkivsamarbeid.

Sikker lagring i fjellhaller

Da Bergen besluttet å etablere et byarkiv i 1979 var planen at institusjonen innen 10 år skulle flytte inn i nye og permantente lokaler. Kommunalt byråkrati og politisk beslutningsvegring gjorde at det skulle ta 25. Til gjengjeld har Bergen Byarkiv nå fått et «State of the Art»-anlegg inne i Fløifjellet som studeres og lovprises av byarkivarer fra hele verden.

- Arkiv er en av de få næringene i landet som er i konstant vekst og opplever aldri nedgang i konjunkturene. Lagermengden øker kontinuerlig, og ingenting som kommer inn går ut, sier Terje Haram med et stort smil.

De første lokalene det nyetablerte byarkivet fikk tildelt ble fylt opp svært raskt, og gjennom årene måtte de spre seg over stadig flere lokaler. Før det endelig kunne ta i bruk det nye anlegget var byarkivet lokalisert på hele 13 forskjellige steder og da sier det seg selv at sentraliseringsgevinsten var svært liten.

Parallelt hadde byarkivaren hele tiden arbeidet med å skaffe nye lokaler, men møtte flere ganger veggen på grunn av manglende penger. Men etter hvert begynte det heldigvis å løsne. Kommunen gikk ut og averterte etter nye lokaler og nedsatte samtidig et forhandlingsutvalg bestående av både en jurist og ingeniør fra byens eiendomsavdeling i tillegg til Terje Haram som hadde overtatt prosjektansvaret i Bergen Byarkiv.

Etter de innledende rundene satt man igjen med tre potensielle prospekter; et nedlagt produksjonsanlegg til Vinmonopolet, en hall i tilknytning skipsverftet Mjellem & Karlsen og det fraflyttede bryggerianlegget til Hansa. Vinmonopolet ble kuttet ut fordi det lå for langt utenfor byen og frykten for økende vannstand i fremtiden var en viktig faktor til at også skipsverftalternativet ble droppet.

I stedet inngikk kommunen en langsiktig leieavtale med et privat eiendomsselskap som sammen med Stor-Bergen Boligbyggelag utviklet det gamle bryggerianlegget på Kalfaret - ett av byens aller mest fornemme strøk. Mye av boligmassen her ble etablert på begynnelsen av 1900-tallet da området lå under Årstad kommune. På den måten kunne byens bedrestilte bygge store praktvillaer i gangavstand til sentrum uten å måtte betale eiendomskatt til Bergen. Bebyggelsen gjorde det vanskelig for Hansa å ekspandere på ordinært vis og man valgte i stedet å sprenge ut store haller i Fløifjellet som mellom annet ble brukt til ølproduksjon.

På anlegget disponerer Bergen Byarkiv tre etasjer på ca 1.000 kvm hver i det gamle administrasjonsbygget til Hansa. Over dem er det to etasjer som er gjort om til eksklusive leiligheter med himmelhøy kvadratmeterpris.

Men det var først og fremst fjellhallene som Haram og hans medarbeidere fant mest interessante.

- Et lukket fjellanlegg er selvfølgelig uovertruffent rent sikkerhetsmessig, men det er også både enklere og billigere å drive klimastyring fremfor i et vanlig hus som blir påvirket av de ytre miljøfaktorene, sier Haram.

Fjellanlegget er svært omfattende, totalt ca 30.000 kvm eller 150.000 kbm. Bergen Byarkiv leier i dag rundt 13.000 kbm og kan få tilgang til mer hvis behovet skulle oppstå. Som mange bergensere vet brukes deler av det også til bilparkering.

Byarkivets haller har en takhøyde på opp mot fem meter, og er utstyrt med en betonghvelving et stykke innenfor selve fjellveggen. Denne ble i sin tid støpt av Hansa, og i tillegg har byarkivet montert en tett plastduk på innsiden av denne igjen.

HMS-aspektet styrte innredningsvalget

Etter at leiekontrakten ble inngått var Haram nesten alene om den videre oppfølgingen.

- Jeg rådførte meg selvfølgelig med både sjefen min, andre kollegaer og bygningsingeniører, men det var jeg som satt med ansvaret for den daglige oppfølgingen og behandlet all endringsproblematikk som dukket opp. Dette var derfor en svært hektisk, men samtidig svært spennende periode, minnes Haram.

- Men du beveget deg jo samtidig langt utenfor din akademiske bakgrunn som historiker?

- Det er riktig, men jeg føler selv at jeg har ganske praktisk sans. I tillegg har jeg også erfaring fra helt andre bransjer, blant annet fiskeri, sier sunnmøringen.

I tillegg til innlagring av stadig nytt materiale, må som nevnt mye av dette regelmessig finnes frem igjen. Den tidligere ineffektive lagringen medførte at dette arbeidet medførte mye gåing i tillegg til at man ofte måtte bøye seg dypt ned eller strekke seg høyt opp for å finne gjenstander. Dette går hardt utover skuldre og rygg, og HMS-aspektet ble derfor et førende element i planleggingen av hvordan selve arkivet skulle bygges opp.

- Jeg har en sjef som alltid har vært opptatt at vi skal søke etter kunnskap, være oppdatert og fornye oss, sier Haram som umiddelbart startet utstrakt benchmarking i sitt faglige nettverk.

- Mange andre arkiv har gode løsninger, men min erfaring er likevel at den største nytenkingen ikke akkurat skjer innenfor stat og kommune. På HMS-området føler jeg blant annet at industrien er kommet vesentlig lengre, sier Haram.

I tillegg til å orientere seg gjennom tidsskrifter, deltakelse på konferanser og følge med på nettet, besøkte han derfor også en rekke bedrifter i inn- og utland hvor han fikk en rekke ideer. Blant annet ble han mektig imponert av plass- og plukkeffektiviteten til lagerautomater hvor varen kommer til lageroperatøren i stedet for motsatt. Da Haram var kommet så langt at det skulle innhentes anbud, ble det derfor lagt store føringer på HMS-aspektet i kravspesifikasjonen.

Heisautomater over tre etasjer

Etter anbudsrunden ble Constructor Norge valgt som hovedleverandør. De installerte blant annet to store Tornado heisautomater som strekker seg over alle de tre etasjene i administrasjonsbygget. De er plassert rett ved siden av hverandre, begge med en dybde på 1,3 meter mens bredden er på henholdsvis 4,2 og 5,7 meter.

- I følge Constructor er dette de største heisautomatene de har levert, og vi fikk litt tekniske problemer i begynnelsen. Leverandøren fulgte imidlertid svært godt opp og rettet feilen så raskt at den ikke hemmet oss. Senere fikk jeg vite at vi ideelt sett burde ha kjøpt tre automater, forteller Haram.

Heisautomatene rommer mye av det materialet som erfaringsmessig ofte må hentes frem, og de opereres hovedsakelig av byarkivets medarbeidere som betjener publikum. Tornadoene har derfor en svært sentral plassering i forhold til publikumsområdet i tillegg til at det er svært kort vei til mottaksrommet. På den måten sikres publikum rask service samtidig med at innlagringen skjer effektivt. Endeveggen på den ene heisautomaten er forøvrig erstattet med en glassvegg slik man vanligvis bare ser på logistikkutstillinger.

- Det var bare en liten gimmick jeg ba Constructor om, men mange besøkende synes det er svært morsom å stå og se hvordan det hele fungerer, sier Haram.

Dobbeldekkreoler utnytter takhøyden

Han opplyser at det ble jobbet mye med hvordan man best mulig kunne utnytte høyden i de to største fjellhallene.

- Vi kunne selvfølgelig bygget reoler i full høyde, men dette ville medført svært mye klatring opp og ned i stige for å komme til de øverste kassene. Et annet alternativ var selvfølgelig å bygge en etasjeskiller og ha reoler i hver etasje. Det var imidlertid både billigere og ikke minst mer praktisk å satse på Constructors toetasjes reoler, eller dobbeldekkere som vi kaller dem, sier Haram.

Compactus DoubleDecker består av en ordinær arkivreol, men har et mesaningulv på toppen hvor man finner nok en arkivreol. For å få adgang til den enkelte reolgang er medarbeiderne utstyrt med en elektronisk nøkkel som man bare behøver å holde foran en leseplate, og for å spare energi tennes lyset i reolgangen først når denne er blitt åpnet. Integrert i reolsystemet finner man også vareheiser og trapper opp til øverste nivå i tillegg til sentralstøvsuger som forenkler vedlikeholdet i de svært lange fjellhallene.

- Med denne konstruksjonen rekker selv de korteste av oss lett opp til toppen av reolene. Løsningen gir også langt mer romfølelse i hallene enn om vi hadde hatt en fast etasjeskiller, sier Haram.

Totalt sett har Bergen Byarkiv ca. 40.000 hyllemeter, og dobbeldekkerne står for rundt halvparten av denne kapasiteten. Inne i Fløifjellet finnes det også flere haller for andre typer lagring, eksempelvis en som rommer flere svært kraftige mobile reoler. De benyttes både til lagring av lange gjenstander i lengderetningen, mens andre er skreddersydd for ekstra dype og tunge kasser. Hver reol er 17 meter lang og består egentlig av 2 vogner hvorav den ene er slavestyrt slik at de for operatørene oppfører seg som én.

Også et lokalhistorisk arkiv

Den eldste gjenstanden man finner i Bergen Byarkiv er en borgerbok fra 1500-tallet. Mye forsvant i de mange bybrannene som herjet i Bergen opp gjennom tidene, men Haram opplyser at de har relativt godt med materiale fra 1700-tallet tilknyttet Hansaforbundet og den omfattende handelen med Nord-Norge.

- Er det stor etterspørsel av forskere som vil ha tilgang til dette?

- Det er i hvert fall en del. Tidligere i år ble det blant annet avholdt en akademisk konferanse om Hansaarkivmateriale her i byen, men forøvrig må vi innse at det finnes langt mer materiale om datidens Bergen i Lübeck enn det vi har selv.

Foruten å sørge for at den kommunale dokumentasjonen blir tatt vare på, spiller Bergen Byarkiv også en viktig rolle i arbeidet med å dokumentere byens generelle historie til de kommende slekter.

- Vi har svært gode lagringsforhold for gamle fotografier som vi sikkert har 100.000 av uten at jeg vet det nøyaktige antallet. Vi har også mye interessant filmmateriale som vi blant annet har fått fra sjømannsmisjonen. De laget filmrevyer som ble vist til norske sjøfolk i utlandet og gir et godt innblikk i samfunnslivet rett etter krigen, sier Haram.

I dette arbeidet har Bergen kommune gått sammen med byens nærings- og organisasjonsliv og etablert stiftelsen Lokalhistorisk arkiv i Bergen.

- Her tar vi vare på gammelt materiale fra skolekorps, buekorps, idrettslag, sangforeninger, humanitære organisasjoner, politiske partier og fagforeninger, i tillegg dokumentasjon fra både eksisterende og nedlagte bedrifter. Vi har også tatt vare på en rekke bygnings- og landskapsmodeller i et eget arkitektarkiv. Alt dette er svært spennende, sier Haram engasjert.

Deltidsjobb som guide

Det nye anlegget til Bergen Byarkiv stod ferdig i 2004 og ble offisielt åpnet i fjor. Dermed er Terje Haram for lengst ferdig med sin prosjektlederrolle og kan nå konsentrere om sin faste stilling som ansvarlig for privatarkivet. Dette er en ren kommersiell del av virksomheten som tilbyr profesjonelle arkivtjenester for næringsliv og andre aktuelle kundegrupper.

- Du kan nok si jeg er mer businessmann enn en vanlig kommunebyråkrat. Her har vi vårt eget budsjett, vi må selv aktivt markedsføre og selge inn våre tjenester og sørge for inntjeningen.

Haram kan imidlertid ikke bruke all tiden sin til dette. Ryktene om de effektive løsningene til Bergen Byarkiv spredde seg nemlig som ild i tørt gress i fagmiljøet, og han har tatt i mot et stort antall delegasjoner fra en rekke europeiske land som har studert og lovprist anlegget. Ekstra hyggelig syntes han det var å få besøk helt fra Shanghai. De var på Europaturné for å se på arkivløsninger og hadde egentlig ikke planer om å besøke Bergen.

- Under rundturen på kontinentet fikk de høre om oss og la sporenstreks om reiseplanen. Pågangen fra kollegaer fra både inn- og utland er faktisk så stor at jeg pleier å si at jeg har en deltidsjobb som guide, avslutter Terje Haram.

www.logistikk-ledelse.no © 2006