Logistikk- og informasjonsflyt i helsesektoren:

Exense med førstehjelp til sykehus

På Rikshospitalet bruker høyt utdannet personell opptil 8 timer hver uke på å bestille varer og oppdatere lager. Andre steder løper sykepleierne rundt og leter etter ledige operasjonssaler. Eksemplene er ikke unike. De illustrerer et enormt effektiviseringspotensialet i helsesektoren, der man aller helst skulle ha brukt hver budsjettkrone to ganger.

Helsesektoren og sykehusene i Norge og Norden står vanligvis høyt på listen når politikere og administratorer snakker om informasjonsteknologiens velsignelser. De fleste har fått med seg at potensialet er enormt, men ikke alle har rukket å ta skrittet fra teori til praksis. De som satser oppdager imidlertid raskt at verdiskapningen knyttet til sykehuslogistikk og informasjonsflyt langt overstiger kostnadene.

Alt i ett skjermbilde

Exense har, med sin applikasjon Clockwork Logistics (tidligere Visma Logistics) og en rekke spesialløsninger, erfaring fra 14 sykehusprosjekter rundt om i Norden. Et godt eksempel er Karolinska Sjukhuset i Stockholm, der innsparingene etter implementeringen av Clockwork Logistics var på flere millioner kroner allerede det første året. Clockwork Logistics er godt kjent i det svenske sykehusmarkedet, og Karolinska er ett av seks sykehus i Stockholms län som har tatt i bruk løsningen. De er nå i ferd med å implementere en web-basert versjon av Clockwork Logistics, basert på portalen Solace. Portalen som er utviklet av Exense, er personifisert og oppgavefokusert. Når en sykepleier eller lege logger seg inn, vil man raskt få oversikt over oppgaver som venter, status på lager eller for eksempel booking av operasjonssaler. Alt i ett skjermbilde - og mulighetene er tilnærmet ubegrensede.

Konsulenter i hvite frakker

Et stikkord i arbeidet med sykehus og helsesektoren har vært «bransjekunnskap». Logistikk og informasjonsflyt er prosesser formet av en organisasjons eller bedrifts spesielle utfordringer, og det er ingen vei utenom detaljkunnskap om kundens prosesser og rutiner i disse prosjektene. Det har vært vurdert å kle Exense-rådgiverene i hvite frakker - men det har blitt med tanken. I stedet bruker Exense mye tid på det enkelte sykehuset, lærer seg måten ting blir gjort på, avdekker forbedringspotensialet og legger mye arbeid i selve planlegging. Ved selve implementeringen går rådgiverne så langt som til fysisk å designe de forskjellige lagrene rundt om på sykehusene - for å sikre at disse fungerer godt både med programvareløsningen og menneskene som skal benytte den.

Et logistikksystem, flere løsninger

Clockwork Logistics er applikasjonen Exense leverer i disse prosjektene. Den tilfredsstiller grunnleggende behov knyttet til logistikk og materialadministrasjon, legger til rette for automatisert lagerstyring og etterfylling og er skjermbilde- og strekkodebasert. Med utgangspunkt i denne applikasjonen utvikler Exense et antall spesialløsninger, tilpasset de enkelte sykehusenes behov og ønsker. I et av prosjektene har for eksempel sykepleierne - som tidligere brukte mye tid på å ta opp matbestillinger fra pasientene - byttet ut Post-It blokken med en PDA. Basert på sengenummer klikker de av i dagens meny, og tømmer bestillingen i systemet ved slutten av runden.

Informasjon i flytende form

I forlengelsen av, eller parallelt med et logistikkprosjekt, er det mye å tjene på å tenke informasjonsflyt og organisering av informasjon på sykehuset. Si@-rapporten som nylig ble publisert, setter utfordringene knyttet til elektroniske pasientjournaler på agendaen, og det er knapt nødvendig å argumentere for at dette ville innebære bedre tid og mindre kostnader for sykehus i alle størrelser. Exense sin oppgave i dette er å legge til rette for at informasjon fra for eksempel røntgensystem, laboratoriesystem, materiellplanleggingsystem osv automatisk overføres til den elektroniske pasientjournalen. Undersøkelser viser at de ansatte enkelte steder pr i dag bruker mellom 30 og 40 prosent av tiden sin på å lete opp denne informasjonen. I tillegg brukes mye tid på dobbeltregistrering i stedet for at informasjon som registreres i et system, automatisk oppdateres i alle andre systemer der informasjonen forekommer Og ofte avdekker man et virvar av systemer og løsninger som motarbeider informasjonsflyt istedenfor å legge til rette for den.

Gjør porten vid

Etableringen av Exense og sammenslåingen av flere selvstendige selskaper til ett, har ført til at Visma Logistics i dag er en del av en organisasjon der integrasjonskompetansen er omfattende. Exense integrerer de applikasjonene sykehusene allerede har investert i, skaper helhetlige løsninger og legger til rette for økt informasjonsflyt. Ved å etablere en elektronisk informasjonsportal i organisasjonen, der all informasjon og alle prosesser samles og tilgjengeliggjøres i det samme skjermbildet, sparer sykehusene tid og ressurser. Sykepleiere og leger får mer tid til det som motiverer dem i hverdagen, nemlig kontakt med pasientene.

Sykehusenes kontinuerlige jakt på forbedringspotensiale og effektiviseringsmuligheter, stiller også store krav til informasjonstilgang og analyse hos ledelsen av disse organisasjonene. Som en del av logistikk- og portalprosjektene, viser det seg ofte at bruken av datavarehus ytterligere øker merverdien i de løsningene som utvikles. I utviklingen av disse datavarehusene fokuserer Exense på å samle data, analysere og presentere informasjon på en måte som gir et best mulig beslutningsgrunnlag i effektiviseringsarbeidet.

Skritt for skritt

Helsesektoren står foran enorme utfordringer - samtidig som potensialet for gevinst er like stort. Erfaringene fra prosjektene Exense har gjennomført eller holder på meg, er gode eksempler på at disse investeringene dukker opp igjen som positive tall på bunnlinjen i regnskapet. Samtidig er det helt åpenbart at det ikke lønner seg å gape over for mye med en gang. Leverandøren anbefaler sine kunder å legge et trinnvis løp, der en bygger den ene fasen på den andre - og jobber seg frem til et logisk hele. Det er fortsatt et stykke igjen til hele helsesektoren har oppdaget potensialet i tankene, kompetansen og løsningene dette programvarehuset representerer, men entusiasmen er helt klart stigende.

www.logistikk-ledelse.no© 2001