Store gevinster med å rendyrke innkjøpsfunksjonen

Helt siden midten av 1800-tallet har Otto Olsen AS vært en av landets største leverandører av tekniske produkter. En rendyrking av innkjøpsfunksjonen har resultert i både redusert kapitalbinding og høyere servicegrad. Et sentralt hjelpemiddel er innkjøps- og prognostiseringssystemet Solo som Otto Olsen tok i bruk i fjor.

Innkjøpssjef Are Saga styrer varebeholdningene til Otto Olsen med fokus på bedre lønnsomhet, økt turnover og en høyest mulig servicegrad overfor kundene. Lenge ble dette styrt manuelt, men det siste året har selskapet hatt svært gode erfaringer med Solo.
Innkjøpssjef Are Saga styrer varebeholdningene til Otto Olsen med fokus på bedre lønnsomhet, økt turnover og en høyest mulig servicegrad overfor kundene. Lenge ble dette styrt manuelt, men det siste året har selskapet hatt svært gode erfaringer med Solo. Foto: Henning Ivarson
Publisert Oppdatert

For nærmere fem år siden skrev vi om innkjøpssjef Kai Skauby i Thanke AS som helt alene og uten noe godt dataverktøy stod for alle innkjøpene til det Norli Libris-eide grossistselskapet. Virksomheten var så avhengig av ham at daværende adm. direktør Jens Sageng for sikkerhets skyld tok ham med i aftenbønnen sin. Etter at selskapet implementerte prognostiserings- og innkjøpssystemet Solo kunne Skauby raskt begynne å jobbe mer strategisk, men beskyttelsen fra høyere makter måtte han be om selv.

Otto Olsen

Otto Olsen AS er en handels- og produksjonsbedrift som leverer tekniske produkter til industrien og handelen i Norge. Selskapet har rundt 130 ansatte og omsetter for rundt 500 millioner kroner.

Virksomheten ble etablert i 1866 av J. C. Schmidt og overtatt av Otto Olsen i 1895. I 1939 overtok hans svigersønn Nils Melhus virksomheten som senere har vært eid av hans etterfølgere. Selskapet har opp gjennom årene hatt en rekke agenturer, blant annet Continental dekk som selskapet var eksklusiv distributør for fra 1954 til 1993.

Otto Olsen er i dag Norges største og mest komplette leverandør når det gjelder tetninger og teknisk gummi. Det gjelder også diverse transmisjonsprodukter, støpte og maskinerte produkter i plast, celleplast, spesial smøremidler, slanger og andre tekniske industriprodukter. Selskapet har over 500 leverandører og hele 60.000 ulike artikler i sortimentet, hvorav mer enn 40.000 lagerføres på Berger nord for Skedsmokorset der selskapet i fjor flyttet inn i nytt bygg på 12.000 kvm, hvorav 8.000 kvm benyttes til lager og produksjon.

Otto Olsen har gjennom årene kjøpt opp et 20-talls selskaper, senest GS Hydro i 2018 og NHS Transmisjoner på slutten av fjoråret. I tillegg har Otto Olsen Holding også betydelige eierandeler i en rekke selskaper, blant annet Reolteknikk og Norwegian Logistics.

Lang fartstid, men ung innkjøpsavdeling

Hvorvidt Are Saga noen gang har blitt tatt med i aftenbønnen til sin sjef vites ikke. Men som leder av innkjøpsavdelingen til Otto Olsen AS spiller han uansett en svært sentral rolle i en av landets største leverandører av tekniske produkter med over 60.000 ulike artikler i sortimentet og som er en dominerende aktør på tetninger, plast og gummi, hydraulikk og væskehåndtering, samt transmisjoner og komponenter.

Med røtter helt tilbake til 1866 startet virksomheten midt under den industrielle revolusjonen, men til tross for den lange fartstiden var det først for ca. syv år siden at selskapet etablerte en innkjøpsavdeling. Før det ble innkjøpene foretatt av de produktansvarlige selv, men etter hvert som virksomheten vokste hadde de rett og slett ikke tilstrekkelig tid til å følge opp kunder og leverandører, fastsette priser og overholde krav til marginer, samtidig med at de skulle utvikle sin egen produktportefølje.

For tre år siden ble Are Saga ansatt som innkjøpssjef og fortsatte arbeidet med å strukturere opp innkjøpsfunksjonen. Noe av det første han gjorde var å få full kontroll på alle grunndata.

– Tidligere kunne i prinsippet alle gå inn og registrere nye produkter, men resultatet av det ble ofte mange rare varebeskrivelser og forskjellige betegnelser på den samme varetypen. Vi opprettet derfor en rolle som varemaster hvor en person hos oss har full kontroll over alle grunndata, forteller Saga.

Han legger ikke skjul på at det i starten var en del motstand mot dette fra de som tidligere raskt fikk registrert nye produkter inn i systemet slik at de ble tilgjengelig for kundene som ventet på dem, men med de nye rutinene ble dette gjort like raskt av varemasteren og nå er de produktansvarlige bare glade for å slippe dette arbeidet.

Et annet sentralt punkt i restruktureringen er at det kun er innkjøpsavdelingen som skal stå for innkjøpene. Selv om svært mange produktansvarlige i selskapet fortsatt har muligheten til å gjøre det i forretningssystemet Jeeves er det stadig færre som gjør det. Unntaket er rene skaffevarer som skal rett ut til kunde.

Are Saga leder en avdeling på seks personer som styrer varebeholdningene med fokus på bedre lønnsomhet, økt turnover og en høyest mulig servicegrad overfor kundene. Lenge ble dette styrt manuelt, med hjelp av manuelt satte minimums- og maksimumspunkter i Jeeves og med bruk av Excel regneark.

– Men selv om Jeeves er et flott forretningssystem går det jo ikke spesielt i dybden hverken på innkjøp eller logistikk?

– Nei, det er riktig. Minimums- og maksimumspunktene vi satte var jo statiske som stemmer i dag, men ikke i morgen, sier Saga.

Manglende muligheter for differensiering av viktige og mindre viktige produkter samt stor sannsynlighet for høye lagerverdier og dårlig servicegrad med utsolgtsituasjoner var noen av grunnene til at Otto Olsen besluttet å gå til anskaffelse av et profesjonelt innkjøps- og prognostiseringssystem.

Det enkle er ofte det beste

Are Saga forteller at de valgte å kjøre anskaffelsesprosjektet i egen regi og etablerte en intern arbeidsgruppe som vurderte tre ulike systemer. Mottoet for prosjektet var «det enkle er ofte det beste». Systemet skulle derfor ha et brukergrensesnitt som både skulle være enkelt å forstå og ta i bruk, i tillegg til at det skulle gi Otto Olsen raske resultater innen servicegrad og lagernedbygging med mindre ukurans. Og selvfølgelig skulle investeringen ha en rask payback.

Høsten 2018 falt valget på Solo – et spesialsystem for prognostisering og vareflyt som er utviklet av svenske PromoSoft i tett samarbeid med både innkjøpere og Lunds tekniska högskola.

PromoSoft ble etablert i 2002 og har så langt et hundretalls brukere – de fleste i Sverige der Solo kjøres av flere store virksomheter som for eksempel Schenker, men også i Norge der systemet blant annet benyttes av Thanke og Grove Knutsen.

– Det var nettopp enkelheten i systemet som vi falt for, sier Saga. – Det er lett å forstå, det du ser er det du leser og man behøver ikke forholde seg til noen vanskelige formler.

I januar i fjor var løsningen driftsoperativ, to års salgshistorikk var blitt konvertert og alle innkjøperne hadde fått opplæring for å ta Solo i bruk. Systemet beregner prognoser for kommende salg og tar hensyn til både sesongsvingninger og kampanjer. Dette brukes til bestillingsforslag, sortert pr. leverandør og presentert på en måte som er enkel og rasjonell å jobbe med for innkjøperne.

Implementeringsprosessen ble gjort av PromoSoft sammen med det svenske selskapet Systemstöd og datagrunnlaget med de store masterfilene ble ifølge Saga generert uten alt for mange korrigeringer.

Høyere servicegrad, men ikke til enhver pris

Solo opererer med 13 perioder á fire uker i løpet av et år. I likhet med Skauby i Thanke var dette også nytt for Saga og hans medarbeidere, men de har lært seg å jobbe med dette og fordelen er at de får riktigere beregninger gjennom de stabile periodene fremfor måneder med ulikt antall dager.

Jørn Kato Olsen er én av de fire rene innkjøperne hos Otto Olsen som raskt ble operative med det nye systemet. Foto: Henning Ivarson
Jørn Kato Olsen er én av de fire rene innkjøperne hos Otto Olsen som raskt ble operative med det nye systemet. Foto: Henning Ivarson

Erfaringene er også nøyaktig de samme som Thanke fremhevet: enkelheten gjør at man frigjør kapasitet til å jobbe strategisk og ikke nede på artikkelnivå. Men uansett hvor godt systemet er og hvor mye det etter hvert lærer seg, presiserer Saga at det aldri vil erstatte innkjøpernes kompetanse og erfaring. Fremfor bare å sitte og monitorere og sørge for at bestillingen går, er det viktig å være våken og følge med. Det bidrar også til å at jobben blir mer spennende og motiverende.

Saga forteller at de raskt så resultatene av Solo, men at de fortsatt har veldig mye å hente. Av ulike årsaker benyttes foreløpig ikke systemet på hele porteføljen, men på de produktene det gjøres er omløpshastigheten økt betraktelig.

Men selv om de arbeider med å øke omløpshastigheten og minimere lagerverdien er Saga klar på at det ikke skal skje til enhver pris. Like viktig er en høy servicegrad.

– Vi skal ikke kjøpe inn masse kundespesifikke varer i dag som kanskje først selges om tre år. Da lager vi heller en avtale med kunden om at begge parter tar litt risiko. Eksempelvis at vi tar inn de 20 varene som kunden sier han skal kjøpe og så sitter vi med et minimumslager og et maksimumslager som kunden tar ut hvis han slutter å kjøpe det. Det er slik vi jobber nå.

Oppnådde forbedringer

Innkjøpssjef Are Saga hos Otto Olsen trekker frem følgende forbedringer som Solo førte til allerede etter et halvt års drift:

* Nedbygging av lagerbeholdningene med økning av servicegraden for varegruppene som styres av Solo. Bedre styring hindrer oppbygging av ukurans.

* Enkelt for alle innkjøperne å bruke.

* Innkjøperne foretar sine innkjøp på en lik måte og innkjøp foretas kun fra innkjøpsavdelingen, de produktansvarlige bestemmer sortimentet.

* ABC-differensiering, hvor 20% av varene står for 80% av omsetningen, gjør det enklere å håndtere de viktigste varene vi helst ikke skal gå tomme for. Dette fremfor å bruke lang tid på behandling av «slow movers» som var tilfelle tidligere.

* Generelt bedre kontroll. Som ansvarlig for avdelingen vet jeg hva alle gjør, de gjør det på samme måte og ingen varer eller varegrupper uteglemmes. Jeg er trygg på at det er kvalitet over innkjøpene og at de følger bedriftens strategi.

* Solo frigjør ved sin enkelthet kapasitet til å jobbe strategisk, ikke operativt på artikkelnummernivå slik vi gjorde tidligere. Det er lettere å styre ønsket servicegrad og turnover på varelageret, som enkelt gjøres ved parametersetting i programmet.

* Simuleringsmuligheter, for eksempel hva vil det koste i kapitalbinding å øke servicegraden fra et nivå til et annet. Vi ser konsekvensen av beslutninger før de iverksettes.

Simuleringsfunksjonene i Solo er for øvrig et svært godt verktøy til blant annet å vise hva det vil koste i lageroppbygging å høyne servicegraden med et par prosent.

Lydhør leverandør med god support

I avdelingen til Are Saga er det fire rene kjøpere, i tillegg til varemasteren og en som også er dokumentasjonsansvarlig.

– Vi har mange kunder med strenge dokumentasjonskrav, blant annet innenfor olje og gass. Vår avdeling har ansvaret for å laste opp alle sertifikater som sendes kundene, enten med varene eller i ettertid, sier Saga.

Når det gjelder innkjøp, følger han selv opp noen få utvalgte leverandører i Solo. Han er svært tilfreds med det som allerede er blitt oppnådd og er sikker på at både effektiviteten og nøyaktigheten vil bli ytterligere bedre når han skal følge opp flere av KPI-ene som genereres av systemet.

– Jeg kommer også til å stresse at vi skal bruke Solo over alt der det er mulig. Når vi jobber i dag har vi Jeeves oppe på en skjerm og Solo på en annen. Når det kommer forslag til bestilling kan vi derfor enkelt sjekke og er det riktig er det like godt gjøre bestillingen i Solo.

Han opplyser at den nye versjonen av programmet som nå lanseres vil gjøre det enklere å benytte det på flere leverandører.

– Blant annet vil det da være mulig å kjøpe inn i en størrelse og selge det i en annen, for eksempel å kjøpe en vare i meter og selge den ut i millimeter. Den omformingen er ikke alltid like enkel i dag, sier Saga.

Avslutningsvis legger han til at de så langt har vært svært tilfredse med leverandøren, både hva gjelder generell support og at de både har vært lydhøre og har reagert raskt når Otto Olsen har kommet med forslag til endringer.

Satser tyngre på det norske markedet

Solo-leverandøren PromoSoft satser nå tyngre på det norske markedet og har etablert et partnerskap med Logistikk AS i Drammen.

Dette konsulentselskapet er eid av Jens Sageng som har mange års erfaring med både bedriftsrådgivning for handelsbedrifter og ledererfaring fra flere logistikkvirksomheter. For PromoSoft vil Sageng koordinere dets aktiviteter i Norge og bistå med både implementering i oppstartfasen av nye prosjekter og følge opp nye og eksisterende brukere.

– Jeg begynte å jobbe med prognostisering som ung innkjøpssjef i Toyota Norge på 70-tallet og var mye i Japan der jeg ble veldig fascinert av Toyotas egenutviklede innkjøpssystem, som til tross for alle formlene og algoritmene som lå i bunn var særdeles brukervennlig.

Sageng har også lang erfaring som ettermarkedsdirektør i Honda Norge og som logistikksjef i både Hjemmets bokforlag og i S-Gruppen. Senere ble det blant annet flere år som både konsulent og senere daglig leder i elektrogrossisten Malmbergs Norge før han som innleid daglig leder forsøkte å redde H-Profil på Kirkenær som endte med å bli solgt til Moelven. Som konsulent rakk han også å være med og etablere et sentrallager for Swims-kalosjer i Göteborg før han til slutt ble hanket inn som konsulent hos Thanke. Der ble han raskt daglig leder hvor han snudde et underskudd på 32 millioner til et lite pluss på tre år.

– Hos Thanke fikk jeg selv to, tre års erfaring med Solo og den er bare positiv. Målet var at jeg skulle kunne fungere som innkjøpssjef når Kai hadde ferie, og takket være brukervennligheten klarte jeg det.

Sageng forteller at han til stadighet blir overasket over at store og tunge organisasjoner bare støtter seg på regneark i innkjøpsprosessen.

– I mange tilfeller skyldes nok det manglende forståelse fra toppledelsen, som bare stiller et spørsmålstegn om behovet for et rendyrket innkjøpssystem i tillegg til forretningssystemet de har. Men hvis man jobber i ERP og får frem et forslag må man ofte gjennom flere skjermbilder for å drille deg dypere. I Solo ligger alt du trenger fremme. Først får du frem et forslag med alle leverandørene og de har du definert på forhånd. Eksempelvis at du skal bestille fra disse ti på mandag og noen andre dagen etter. Da kommer alle disse leverandørene opp og med informasjon om hvor mye som skal kjøpes inn og til hvilken pris. Etter å ha sjekket at det stemmer så er det bare å trykke på knappen. Ønsker man å sjekke får man enkelt opp alle varelinjene og lurer du på den ene av disse får man opp en grafisk fremstilling av salget de siste to årene og ser at det stemmer med sesongsvingninger og alt annet. Dette har virkelig Promosoft forstått, sier Sageng engasjert.

Han viser til at det finnes flere meget gode systemer på markedet, men som etter hans mening er for tunge og komplekse for mange brukere.

Solo-leverandøren PromoSoft satser nå tyngre på det norske markedet og har etablert et partnerskap med Jens Sageng og hans konsulentselskap Logistikk AS i Drammen. Foto: Henning Ivarson
Solo-leverandøren PromoSoft satser nå tyngre på det norske markedet og har etablert et partnerskap med Jens Sageng og hans konsulentselskap Logistikk AS i Drammen. Foto: Henning Ivarson

Etter åtte år i Thanke ønsket Sageng å roe noe ned, men var samtidig litt rastløs og ønsket å holde liv i konsulentvirksomheten. Foruten engasjementet med PromoSoft tar han på seg alle typer oppdrag innen logistikken, men har alltid hatt en spesiell forkjærlighet for lagerdrift, prognostisering og transport.

Han synes det er svært hyggelig å registrere at Are Saga snakker om Solo med en nesten like stor entusiasme som ham selv og at de deler de samme gode erfaringene.

– Det er så lett å styre. Det er nesten bare å sette ønsket servicegrad så kjøper systemet inn etter det. Det beregner salgsprognoser basert på to års historikk og tar hensyn til sesongsvingninger samt tidligere og planlagte kampanjer, sier Sageng, som foruten det enkle grensesnittet også viser til at bestillingsforslagene blir sortert pr. leverandør, at systemet reduserer ukurans og at redusert lagerverdi bidrar til en rask payback.

Han opplyser avslutningsvis at systemet vil passe godt handelsbedrifter med en viss størrelse på sortimentet og en omsetning på rundt 70 millioner og oppover. PromoSoft tilbyr Solo med ferdige koblinger til både Microsoft Dynamics NAV, AX og Jeeves, men kan lett integreres med alle andre forretningssystemer.

Abonner på din egen utgave av Logistikk & Ledelse